구글 스프레드시트 사용법: 엑셀에서 Google Sheets로 갈아탄 이유

밸런스 UP

5일 전

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구글 스프레드시트는 여러 사람이 동시에 데이터를 다루고 공유하도록 설계된 협업형 스프레드시트입니다. 브라우저만 있으면 어디서든 접근할 수 있고, 변경 사항이 실시간으로 반영됩니다.

수식과 함수는 물론 권한 관리, 댓글, 버전 기록 같은 기능이 기본으로 제공되어, 단순한 표 작업을 넘어 팀 단위 데이터 관리에 적합합니다.

엑셀과 비슷해 보이지만 사용 방식은 다른데요. 이 글에서는 구글 스프레드시트의 구조와 특징, 엑셀과의 차이점, 그리고 실무 활용법을 정리했습니다.

구글 스프레드 시트(Google Sheets)란?

구글 스프레드시트(Google Sheet)는 구글이 제공하는 클라우드 기반 스프레드시트 도구입니다. 별도의 프로그램 설치 없이 브라우저에서 바로 실행되며, 엑셀처럼 행과 열로 구성된 셀에 데이터를 입력하고 계산할 수 있습니다.

기본 사용법은 엑셀과 유사하지만, 작동 방식은 다릅니다. 인터넷만 연결되어 있으면 언제 어디서든 접근할 수 있고, 여러 명이 동시에 같은 문서를 열어 작업할 수 있습니다. 한 사람이 셀을 수정하면 그 내용이 다른 사용자의 화면에도 즉시 반영되며, 모든 변경 사항은 자동으로 저장됩니다.

버전 관리 기능도 기본으로 제공해 누가 언제 어떤 내용을 수정했는지 기록이 남기 때문에, 필요할 경우 이전 버전으로 되돌리거나 변경 이력을 추적할 수 있습니다.

이로 인해 파일을 이메일로 주고받거나 ‘최종본’, ‘최최종본’처럼 파일명을 바꿔가며 관리할 필요가 없습니다.

또한 권한 설정이 유연합니다. 사용자별로 편집 권한과 보기 권한을 구분할 수 있고, 댓글 기능을 활용해 셀 단위로 피드백을 주고받을 수도 있습니다.

이러한 특성 덕분에 구글 스프레드시트는 단순한 표 작성 도구를 넘어, 팀 단위로 데이터를 관리하고 공유하는 협업 환경에 최적화된 스프레드시트로 활용됩니다.

구글 스프레드시트 vs 엑셀,

어떤 차이가 있을까?

엑셀은 오랫동안 가장 익숙한 스프레드시트 도구였습니다. 개인 작업이나 복잡한 데이터 분석에는 여전히 강력하지만, 팀 단위 협업 환경에서는 구조적 차이가 드러납니다. 구글 스프레드 시트(Google Sheet)와 엑셀의 가장 큰 차이는 업무의 기준이 파일인지, 공유 공간인지에 있습니다.

파일 중심 vs 협업 중심

엑셀은 기본적으로 파일을 만들어 저장하고 전달하는 방식입니다. 로컬에서 작업한 파일을 메일이나 메신저로 공유하면, 버전이 여러 개로 나뉘고 누가 어떤 파일을 기준으로 작업 중인지 파악하기 어려워집니다. 수정 사항을 반영하려면 다시 파일을 받아야 하고, ‘최종본’, ‘최최종본’ 같은 이름이 생기는 이유입니다.

구글 스프레드시트(Google Sheet)는 하나의 문서를 여러 사람이 동시에 사용하는 구조입니다. 항상 최신 버전 하나만 존재하고, 수정 내용은 즉시 반영되며, 별도의 전달 과정 없이 같은 데이터를 기준으로 작업합니다.

실시간 협업 방식의 차이

Microsoft 365 환경에서는 Excel Online도 실시간 공동 편집을 지원합니다. 하지만 로컬 엑셀 파일로 작업하는 경우가 여전히 많고, 이때는 파일 잠금이나 수정 충돌 문제가 발생할 수 있습니다.

구글 스프레드시트(Google Sheet)는 처음부터 클라우드 협업을 전제로 설계되었습니다. 여러 명이 동시에 셀을 수정하고, 댓글로 피드백을 남기며, 변경 이력을 바로 확인할 수 있습니다. 작업 인원이 늘어날수록 이 차이는 더 명확해집니다.

어떤 도구를 선택해야 할까?

엑셀은 계산 성능과 대용량 데이터 처리에 강합니다. 피벗 테이블, 고급 함수, VBA 매크로 같은 기능은 여전히 엑셀이 우위에 있습니다. 반면 구글 스프레드시트(Google Sheet)는 공유, 권한 관리, 실시간 협업 같은 팀 단위 작업 흐름에 최적화되어 있습니다.

많은 조직에서는 개인 분석이나 복잡한 연산은 ‘엑셀’로, 공유와 협업이 필요한 업무는 ‘구글 스프레드시트(Google Sheet)’로 역할을 나누어 사용합니다. 중요한 건 도구 자체가 아니라, 업무 방식에 맞는 선택입니다.

구글 스프레드시트(Google Sheet) 기본 사용법,

이렇게 시작 하세요.

* 이미지 출처: 구글 메인페이지

구글 스프레드시트는 구글 계정만 있으면 바로 사용할 수 있습니다. 오른쪽 상단의 앱 박스를 누르고 ‘Sheet’를 선택하면 구글 스프레드 시트가 열립니다.

Google Drive나 sheets.google.com에서 새 문서를 만들면 자동으로 저장되고, 파일명은 언제든 수정할 수 있습니다.

기본 구조는 엑셀과 동일합니다. 행과 열로 구성된 셀에 데이터를 입력하고, 상단 메뉴에서 함수와 서식을 설정하는 방식도 같습니다. 엑셀 경험이 있다면 별도 학습 없이 바로 사용할 수 있습니다.

공유와 권한 관리

우측 상단 공유 버튼을 클릭하면 이메일 초대나 링크 공유가 가능합니다.

* 제한됨: 문서 소유자만 접근 가능

* 링크가 있는 모든 사용자: 링크만 있으면 누구나 접근 가능

파일을 열어볼 수 있는 권한을 제한하거나 Url 링크가 공유된 사용자는 모두 확인할 수 있도록 선택할 수 있습니다.

사용자별로 보기, 댓글, 편집 권한을 다르게 설정할 수 있어, 특정 인원에게만 편집 권한을 주고 나머지는 열람만 가능하도록 제한도 가능해 팀단위 협업 툴로 활용하기 유용합니다.

* 뷰어(보기): 문서를 열어볼 수만 있고 수정은 불가능합니다

* 댓글 작성자: 문서를 보고 댓글을 남길 수 있지만 직접 수정은 불가능합니다

* 편집자: 문서를 직접 수정하고 삭제할 수 있으며 다른 사람을 초대할 수도 있습니다

셀 단위로 댓글을 남길 수 있고, 특정 사용자를 멘션하면 알림이 전달됩니다. 변경 이력 기능을 사용하면 누가 언제 어떤 내용을 수정했는지 확인하고, 필요시 이전 버전으로 복원할 수 있습니다. 별도의 메신저 없이 문서 안에서 피드백과 수정이 이루어지는 구조입니다.

엑셀 파일 호환

구글 스프레드 시트에서는 기존 엑셀 파일(.xlsx)도 업로드해서 바로 편집할 수 있습니다.

왼쪽 상단의 파일 버튼을 클릭한 뒤 열기를 누르면 엑셀 파일을 직접 업로드 할 수 있게 되어있는데요.

다만 복잡한 서식이나 VBA 매크로, 일부 고급 함수는 완벽하게 호환되지 않을 수 있습니다. 협업용 문서라면 처음부터 구글 스프레드시트 형식으로 작성하는 것이 안정적입니다.

업무 생산성을 높여주는

구글 스프레드 시트(Google Sheet)의 핵심 기능 3가지

1) 제미나이 기능 활용하기

구글 스프레드시트는 제미나이와 연동해 사용할 수 있습니다. 오른쪽 상단의 제미나이 버튼을 클릭하고 필요한 기능을 자연어로 입력하면, 제미나이가 알아서 작업을 진행해줍니다.

그래프 만들기, 데이터 정렬, 함수 생성 등 복잡한 작업도 명령어만으로 빠르게 처리할 수 있습니다.

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2) VLOOKUP 함수로 당첨자 목록 빠르게 정리하기

고객에게 감사 인사를 전할 때 사은품을 발송하는 경우가 있습니다. 이랜서는 한 해동안 열심히 활동한 Elite 등급 이상 회원들에게 프리미엄 다이어리를 선물로 드리고 있는데요.

사은품 당첨자 명단을 정리할 때 고객 정보를 일일이 찾아 입력하면 시간이 오래 걸립니다. 이럴 때, VLOOKUP 함수를 활용하면 필요한 정보를 빠르게 처리할 수 있습니다.

VLOOKUP 기본 활용법

회원 목록 시트에 고객 번호, 이름, 연락처, 주소가 정리되어 있다면, 당첨자 시트에서 VLOOKUP으로 고객 번호를 기준으로 나머지 정보를 가져옵니다. 함수를 한 번 입력하고 아래로 드래그하면 모든 당첨자 정보가 자동으로 채워집니다.

ArrayFormula 함수로 더 효율적으로 작업하기

ArrayFormula를 사용하면 새 당첨자 번호를 입력할 때마다 정보가 자동으로 채워집니다. 중괄호 {}를 활용하면 이름처럼 왼쪽에 있는 데이터도 가져올 수 있고, 여러 열 번호를 입력하면 하나의 수식으로 여러 정보를 동시에 불러올 수 있습니다.

Match 함수로 자리값 고정

MATCH 함수를 조합하면 원본 데이터의 중간에 열을 추가하거나 순서가 바뀌어도 수식이 깨지지 않아 안정적으로 명단을 관리할 수 있습니다

3) 단축키 목록 확인하기

스프레드시트를 사용할 때 단축키를 알고 있으면 작업 속도가 크게 빨라집니다. 구글 스프레드시트는 Ctrl(Cmd) + /를 입력하면 사용 가능한 단축키 목록을 바로 확인할 수 있습니다.

기획자나 개발자는 WBS를 정리하거나 데이터를 확인할 때 스프레드시트를 자주 사용하는데, 자주 쓰는 단축키 외에도 유용한 기능들을 목록에서 찾아 활용하면 작업을 더 효율적으로 진행할 수 있습니다.

모든 단축키 목록을 바로 확인할 수 있고 필요한 기능을 검색할 수 있어, 새로운 단축키를 배울 때 유용합니다.

구글 스프레드시트 작업 시

유용한 단축키 9가지

1) 값만 붙여넣기

Ctrl(Cmd) + Shift + V

복사한 셀의 수식이나 서식을 제외하고 결과값만 붙여넣습니다. 데이터 정리 작업 시 가장 자주 사용되는 필수 단축키입니다.

2) 데이터 범위 빠르게 선택

Ctrl(Cmd) + Shift + 화살표

현재 위치에서 데이터의 마지막 값까지 영역을 한 번에 선택합니다. 대량의 테이블 데이터를 선택할 때 유용합니다.

3) 아래쪽으로 데이터 채우기

Ctrl(Cmd) + D

위쪽 셀의 값이나 수식을 아래쪽 영역으로 빠르게 복사합니다. Down의 D이며, 수식을 수백, 수천 행에 적용할 때 편리합니다.

4) 데이터 정렬하기

Ctrl(Cmd) + R: 오른쪽

Ctrl(Cmd) + L: 왼쪽

Ctrl(Cmd) + E: 가운데

셀의 값이나 수식 정렬을 단축키로 쉽게할 수 있습니다. Right의 R, Left의 L, Center의 E 로 기억하면 쉽습니다.

5) 메뉴 검색

Alt(Option) + /

메뉴 위치가 기억나지 않을 때 원하는 기능을 검색해 바로 실행할 수 있습니다.

6) 행/열 삽입 및 삭제

삽입: Ctrl(Cmd) + Alt(Option) + =

삭제: Ctrl(Cmd) + Alt(Option) + -

행이나 열을 선택한 후 사용하면 빠르게 추가하거나 제거할 수 있습니다.

7) 워크시트 간 이동

Alt(Option) + 위/아래 화살표

마우스 없이 키보드만으로 여러 시트 탭 사이를 빠르게 이동할 수 있습니다.

8) 셀 내 줄바꿈

Ctrl(Cmd) + Enter

셀 안에서 텍스트를 입력하다가 다음 줄로 넘어가고 싶을 때 사용합니다.

9) 링크 삽입

Ctrl(Cmd) + K

선택한 셀이나 텍스트에 하이퍼링크를 빠르게 추가할 수 있습니다. 문서나 웹페이지를 연결할 때 유용합니다.

구글 스프레드시트(Google Sheet)

사용 시 주의사항 5가지

1) 엑셀과의 호환성 한계

구글 스프레드시트와 엑셀은 기본 기능은 유사하지만 완전히 호환되지는 않습니다. 조건부 서식, 차트 스타일, 특정 글꼴, 복잡한 셀 병합 패턴 등은 xlsx 변환 시 의도대로 표현되지 않을 수 있습니다. 고급 함수나 VBA 매크로는 아예 지원되지 않습니다.

엑셀과 스프레드시트를 반복해서 오가며 작업해야 하는 문서라면, 처음부터 하나의 환경을 선택해 일관되게 사용하는 것이 안정적입니다.

2) 대용량 데이터 처리 한계

구글 스프레드시트는 최대 1,000만 셀까지 지원하지만, 실제로는 수십만 행 규모에서도 속도 저하가 체감됩니다. 복잡한 함수나 다중 시트 참조가 많을수록 성능 차이가 더 명확해집니다.

대규모 데이터 분석이나 복잡한 피벗 작업이 필요하다면 로컬 환경의 엑셀이나 Python, R 같은 분석 도구가 더 적합합니다.

3) 데이터베이스 대체 용도의 한계

스프레드시트는 데이터베이스가 아닙니다. 장기 누적 데이터, 고빈도 조회, 관계형 데이터 관리가 필요하다면 MySQL, PostgreSQL 같은 DB를 사용해야 합니다. Access나 Airtable처럼 노코드 방식의 DB 도구도 대안이 될 수 있습니다.

스프레드시트는 수백~수천 행 규모의 데이터를 정리하고 공유하는 용도에 적합합니다.