협력업체 관리, SRM을 도입하면 무엇이 달라질까?

구매 테크

13시간 전

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협력사 관리가 제대로 되지 않으면 현장에서는 사양 변경이 제때 공유되지 않거나, 품질 이슈의 책임 소재가 불분명해지는 상황이 반복됩니다.

실제로 제조업 현장에서는 설계 변경 사항이 협력사에 늦게 전달되어 이미 생산된 부품을 폐기하거나, 품질 문제 발생 시 원인을 찾기 위해 여러 부서와 업체를 오가며 몇 주씩 시간을 소비하는 일이 흔합니다.

특히 핵심 부품을 외부에 의존하는 기업일수록 이런 문제의 파급력은 큽니다. 한 부품의 납기가 지연되면 전체 생산 라인이 멈추고, 제품 출시 일정이 미뤄지면서 시장 기회를 놓치게 됩니다.

작은 커뮤니케이션 오류 하나가 수억 원대 손실로 이어지는 사례도 적지 않습니다.

협력사 관리는 단순한 구매 업무가 아니라 프로젝트 성패를 좌우하는 핵심 요소입니다. 협력사를 어떻게 관리하느냐에 따라 일정이 지켜질 수도, 무너질 수도 있습니다. 이러한 배경 속에서 협력사 관계를 체계적으로 관리하기 위한 SRM이 주목받고 있습니다.

SRM이란 무엇인가

SRM은 공급자 관계 관리(Supplier Relationship Management)를 의미하며, 기업이 제품 생산에 필요한 원자재, 부품, 서비스를 공급하는 협력사와의 관계를 체계적으로 관리하기 위한 전략이자 시스템입니다.

단순히 구매 · 발주를 처리하는 수준을 넘어, 협력사와의 거래 이력과 성과, 리스크를 데이터로 관리함으로써 비용 절감과 공급 안정성 확보, 전반적인 공급망 효율과 기업 경쟁력 강화를 목표로 합니다.

SRM이 지향하는 핵심은 일회성 거래 관리가 아니라, 장기적이고 전략적인 파트너십을 구축하는 데 있습니다.

이를 통해 기업은 협력사를 단순한 외주 대상이 아닌, 함께 성과를 만들어가는 관리 대상으로 바라보게 됩니다. SRM에서 관리되는 정보는 다음과 같은 영역을 포함합니다.

협력사 기본 정보 및 계약 조건
거래 이력과 단가·조건 변경 기록
납기 지연, 품질 문제 등 이슈 이력
협력사 평가 결과 및 개선 조치 내용

이처럼 SRM은 협력사와의 관계 전반을 데이터로 남기는 구조를 만드는 데 초점을 둡니다.

ERP · SCM과 다른 SRM의 역할

ERP와 SCM이 거래 처리와 물류 흐름을 중심으로 설계된 시스템이라면, SRM은 협력사와의 관계를 어떻게 유지하고 판단할 것인지에 집중합니다.

ERP: 계약, 발주, 정산 등 거래 처리 중심
SCM: 공급망 흐름, 재고, 물류 관리 중심
SRM: 협력사 평가, 관계 관리, 리스크 판단 중심

즉, SRM은 “무엇을 언제 발주할 것인가”가 아니라 “어떤 협력사와 어떤 기준으로 관계를 유지할 것인가”를 다루는 영역입니다.

단순 시스템이 아닌, 운영 기준의 변화입니다

SRM의 핵심은 협력사 관리가 담당자의 판단이 아닌 데이터와 기준으로 판단하도록 운영 방식을 바꾸는 데 있습니다.

어떤 상황을 리스크로 볼 것인지, 어떤 성과를 기준으로 협력사를 평가할 것인지, 문제가 발생했을 때 어디까지를 관리 대상으로 삼을 것인지를 구조로 정의하게 됩니다.

이 기준이 정리되면 협력사 관리는 개인의 역량에 따라 흔들리지 않고, 조직 단위로 일관되게 운영될 수 있습니다.

SRM은 결국 협력사 관리 방식을 사람 중심에서 구조 중심으로 전환시키는 역할을 하며, 공급사 관계를 안정적으로 유지하기 위한 기반이 됩니다.

협력사 관리가 복잡해졌을 때 나타나는 신호

거래처 수는 늘어났지만, 협력사를 관리하는 방식은 여전히 예전과 크게 달라지지 않은 경우가 많습니다. 엑셀과 메일, 담당자의 개인 파일에 의존한 관리 방식은 초기에는 문제없이 돌아가는 것처럼 보이지만, 거래 규모와 협력사 수가 늘어날수록 한계를 드러냅니다.

가장 먼저 나타나는 신호는 정보를 찾는 시간이 길어진다는 점입니다. 단가와 계약 조건, 납기 일정, 협력사 평가 정보가 여러 문서와 시스템에 흩어져 있다 보니 필요한 정보를 한 번에 확인하기 어렵고 판단도 느려집니다.

같은 협력사를 두고도 부서나 담당자에 따라 서로 다른 자료를 참고하게 되고, 누군가 퇴사하면 그동안 쌓인 거래 이력과 협상 내용이 함께 사라지기도 합니다.

두 번째 신호는 문제의 원인을 파악하기 어렵다는 점입니다. 납기가 지연됐을 때 협력사 탓인지, 내부 지시가 늦었는지, 사양 변경이 제때 전달되지 않았는지 추적할 수단이 없습니다.

품질 이슈가 반복되는 협력사가 있어도 객관적인 평가 기록이 없어 교체 결정을 내리기 망설여지고, 결국 사후 대응만 반복되는 상황이 이어집니다. 이런 신호가 조직 내에서 반복적으로 나타난다면, 협력사 관리 방식 자체를 다시 점검하고 SRM 도입을 검토해야 할 시점입니다.

SRM 없이 운영되는 조직에서

반복되는 문제들

SRM 없이 협력사 관리를 운영하는 조직에서는 특정 문제가 우연처럼 반복됩니다. 하지만 현상을 하나씩 살펴보면, 대부분은 개별 담당자의 실수가 아니라 관리 구조가 부재한 환경에서 자연스럽게 발생하는 문제들입니다.

협력사 이력과 평가가 쌓이지 않습니다

협력사와의 거래 과정에서 발생한 정보가 체계적으로 축적되지 않으면, 관리의 출발점이 매번 달라집니다. 과거 성과와 문제 이력이 남아 있지 않기 때문에, 협력사에 대한 판단이 일관되게 이어지기 어렵습니다.

과거에 발생했던 품질·납기 이슈를 다시 확인해야 하고
어떤 협력사가 안정적인 성과를 냈는지 파악하기 어려우며
같은 기준을 반복해서 만들게 됩니다

담당자 변경 시 관리 수준이 초기화됩니다

협력사 관리가 개인의 경험에 의존하고 있을 경우, 담당자가 바뀌는 순간 업무의 연속성이 크게 떨어집니다. 이전 담당자가 알고 있던 협력사 특성과 주의 사항이 공유되지 않기 때문입니다.

협력사 관련 판단이 다시 처음부터 이뤄지고
동일한 실수를 반복하게 되며
협력사 관리 품질이 담당자에 따라 달라집니다

계약 · 단가 · 성과 기준이 사람마다 다릅니다

공통된 관리 기준이 없는 환경에서는 같은 협력사를 두고도 서로 다른 판단이 내려집니다. 계약 조건이나 단가, 성과 평가 기준이 사람마다 다르게 적용되면서 내부 조율 비용이 커집니다.

동일한 협력사에 대해 서로 다른 계약 조건이 적용되거나
성과 평가 기준이 명확하지 않아 논의가 길어지고
협력사와의 신뢰 관계에도 영향을 미칩니다

외주 품질 · 납기 문제가 사후 대응으로 끝납니다

문제가 발생했을 때 이를 사전에 인지하고 대응할 구조가 없다면, 대응 방식은 자연스럽게 사후 처리에 머무르게 됩니다. 이로 인해 일정 지연과 비용 손실이 반복됩니다.

문제가 발생한 뒤 원인을 찾게 되고
개선보다는 수습에 집중하게 되며
비슷한 문제가 다시 발생합니다

이처럼 SRM 없이 운영되는 조직에서는 문제가 해결되지 않은 채 누적되기 쉽습니다. 이는 개별 사건의 문제가 아니라, 협력사 관계를 체계적으로 관리할 구조가 없다는 신호로 볼 수 있습니다.

반면, SRM을 도입한 조직은

어떻게 달라질까

SRM을 도입한 조직은. 협력사를 관리하는 기준이 정리되면서, 업무 처리 방식과 의사결정 구조 전반에 걸쳐 눈에 띄는 변화가 나타납니다.

특히 협력사 정보를 다루는 방식이 달라지면서, 그동안 감각적으로 처리되던 영역들이 점차 구조화됩니다.

협력사 데이터가 구조화됩니다

SRM을 도입하면 흩어져있던 협력사 관련 정보가 하나의 기준 아래 정리되기 시작합니다. 계약 정보나 거래 이력처럼 기본적인 데이터뿐 아니라, 협력사와의 관계 전반이 누적 관리됩니다. 이로 인해 협력사 관리의 출발점이 사람의 기억이 아니라, 정리된 데이터가 됩니다.

협력사 기본 정보와 계약 조건이 일관되게 관리되고
단가·조건 변경 이력이 시간 순으로 남으며
이슈 및 조치 내역이 함께 기록됩니다

거래 · 성과·리스크가 가시화됩니다

SRM 환경에서는 협력사와의 거래 결과가 흐름 속에서 파악됩니다. 어떤 협력사가 안정적인 성과를 내고 있는지, 어디에서 리스크가 반복되는지가 점차 드러나게 됩니다. 이러한 가시성은 문제를 사전에 인지하고 대응할 수 있는 기반이 됩니다.

납기 지연이나 품질 이슈의 반복 여부 확인
거래 규모 대비 성과 수준 비교
특정 협력사에 집중된 리스크 식별

구매 · 외주 의사결정 기준이 일관됩니다

SRM을 도입한 조직에서는 협력사 관련 의사결정이 사람마다 달라지지 않습니다. 협력사 선정, 거래 유지, 조건 조정과 같은 판단이 공통된 기준을 따르게 됩니다. 그 결과 구매 · 외주 결정이 보다 예측 가능하고 안정적으로 이뤄집니다.

협력사 평가 기준이 명확해지고
담당자 변경 시에도 판단의 연속성이 유지되며
내부 조율에 소요되는 시간이 줄어듭니다

IT 관점에서 운영 안정성이 높아집니다

SRM은 업무 편의성뿐 아니라, IT 운영 측면에서도 안정성을 가져옵니다. 협력사 관련 데이터가 구조화되면서, 시스템 간 연동과 관리가 수월해집니다.

이는 협력사 관리가 특정 인력이나 임시적인 방식에 의존하지 않고, 지속 가능한 운영 구조로 전환된다는 의미이기도 합니다.

ERP, 구매 시스템과의 연계가 명확해지고
데이터 중복이나 누락 가능성이 줄어들며
협력사 관리 프로세스가 표준화됩니다

공급업체 관리를 가능하게 하는

SRM의 기능적 특징

SRM이 협력사 관리 방식을 바꿀 수 있는 이유는 개념적인 정의 때문이 아니라, 실제 업무가 기존 방식대로는 처리되지 않도록 만드는 기능 구조를 가지고 있기 때문입니다.

SRM은 협력사 관리를 선택 사항이 아니라, 정해진 흐름 안에서 처리하도록 강제합니다. 이 점이 기존의 엑셀이나 메일 중심 관리와 가장 큰 차이입니다.

협력사를 하나의 기준 데이터로 묶습니다

SRM의 출발점은 협력사를 단순한 거래처 목록이 아니라, 하나의 기준 데이터(Master Data)로 정의하는 데 있습니다. 협력사 기본 정보와 계약 조건, 거래 상태, 이력 정보가 각각 따로 관리되지 않고 하나의 객체로 연결됩니다.

이 구조가 만들어지면 협력사 관련 정보가 더 이상 담당자별 파일이나 부서별 문서로 흩어지지 않습니다.

계약을 등록하거나 발주를 진행하고, 품질 이슈를 관리하는 모든 과정에서 데이터는 특정 협력사 ID에 자동으로 귀속됩니다. 그 결과 협력사 데이터가 분산되지 않고, 항상 하나의 기준 데이터로 관리됩니다.

거래 · 성과 · 이슈가 시간 흐름으로 누적됩니다

SRM은 협력사와의 거래를 거래 결과, 납기 이슈, 품질 문제, 조치 내용이 시간 흐름에 따라 누적되도록 설계됩니다. 덕분에 특정 협력사에서 문제가 반복되는지, 일시적인 이슈였는지를 구분할 수 있게 업무 행위 자체가 로그가 되도록 설계됩니다.

납기 변경 → 이력 생성
품질 이슈 등록 → 이슈 로그 누적
조건 변경 → 변경 이력 자동 저장

덕분에 협력사 평가와 의사결정이 기억이 아니라 패턴과 이력을 기준으로 이루어져 데이터상 가장 좋은 결정을 내릴 수 있습니다.

협력사 평가와 판단 기준을 시스템에 담습니다

SRM에서는 의사결정이 필요한 순간에 기준을 끼워 넣는 구조를 갖습니다. 평가하는 기준을 시스템 안에 협력사를 명시적으로 정의합니다.

납기, 품질, 대응 속도 같은 항목이 조직의 공통 기준으로 정리됩니다. 그 결과 협력사 선정, 거래 유지, 조건 조정 같은 판단이 사람마다 달라지지 않게 됩니다.

이 기능을 통해 협력사 관리는 경험 많은 담당자에게만 의존하는 영역이 아니라, 누가 맡아도 일정 수준 이상의 판단이 가능한 영역으로 바뀝니다.

변경 사항을 기록하고 통제합니다

사양 변경, 계약 조건 변경, 단가 조정은 협력사 관리에서 가장 많은 혼선을 만드는 요소입니다. SRM은 이러한 변경 사항을 단순한 커뮤니케이션 이슈로 두지 않고, 기록과 승인 흐름을 거치도록 구조화합니다.

변경 시점과 변경 내용이 명확히 남고
누가 어떤 판단을 했는지가 추적되며
변경이 다른 업무에 미치는 영향도 함께 관리됩니다

이 기능이 있어야 작은 커뮤니케이션 오류가 일정 지연이나 품질 문제로 확대되는 것을 막을 수 있습니다.

리스크를 ‘사건’이 아니라 ‘관리 대상’으로 다룹니다

SRM은 반복되는 납기 지연이나 품질 이슈를 하나의 사건으로 보지 않고, 관리해야 할 리스크 항목으로 다룹니다. 협력사별 위험 요소가 자연스럽게 드러나고, 우선적으로 관리해야 할 대상이 명확해집니다.

이 기능이 작동하기 시작하면 대응 방식은 사후 수습에서 사전 관리로 이동하게 됩니다.

다른 시스템과 연결되어 실제 업무에 사용됩니다

SRM은 단독으로 존재하는 관리 도구가 아니라, ERP나 구매 시스템과 연계되어 실무 흐름 안에 들어옵니다.

계약, 발주, 정산과 같은 실제 업무 데이터가 SRM의 협력사 기준 데이터와 연결되면서, SRM은 참고용 시스템이 아니라 업무 판단의 기준 시스템이 됩니다.

발주 전 협력사 기준 확인
계약 조건 SRM 기준 참조
정산·성과 데이터 다시 SRM으로 회수

이 구조 때문에 SRM을 반드시 사용하게 해 데이터를 남기게 됩니다.

담당자가 바뀌어도 관리 수준이 유지됩니다

이 모든 기능이 결합되면, 협력사 관리는 특정 인력의 숙련도에 의존하지 않게 됩니다.

담당자가 바뀌어도 협력사 이력과 판단 기준이 그대로 남아 있기 때문에, 관리 품질이 급격히 떨어지지 않습니다. 조직이 커지거나 거래 규모가 늘어나도 같은 기준으로 운영할 수 있는 이유입니다.

SRM 도입 기업 사례

미국 소비재 브랜드 N사,

SM 도입으로 연계 출하율 100%, 공구 비용 80% 절감

미국 소비재 브랜드 N사는 공급사 수가 늘어나면서, 발주부터 출하 · 품질 관리까지의 흐름을 일관되게 관리하는 데 한계를 느끼고 SRM을 도입했습니다.

발주 정보는 ERP에 있었지만, 출하 현황과 품질 이슈는 메일과 엑셀로 분산되어 관리되고 있었고, 공구 비용 역시 협력사별로 중복 발생하는 문제가 반복되었습니다.

이 문제를 개선하고 싶어도 어떤부분이 비효율적으로 관리되는지 확인할 수 없어 문제가 누적되어 갔습니다. 이를 해결하기 위해 SRM을 도입했습니다.

출하 · 공구 정보를 협력사 기준으로 통합 관리

SRM 도입 이후 이 기업은 공급사와 관련된 모든 절차를 기록과 흐름으로 확인할 수 있는 구조로 전환했습니다.

모든 출하는 반드시 구매 주문과 연결되도록 설계되었고, 공급사는 SRM을 통해 주문 상태와 요구 사항을 확인하고 대응해야 했습니다. 출하가 이루어질 때마다 해당 정보는 자동으로 기록되며, 협력사 기준으로 일관되게 관리되기 시작했습니다.

또한 금형 및 제작 공구 관련 정보 역시 협력사 단위로 통합되면서, 프로젝트별 · 담당자별 판단에 따라 공구가 중복 제작되던 기존 방식에서 벗어날 수 있었습니다.

공구 사용 현황과 비용이 투명하게 관리되면서 불필요한 제작과 발주를 사전에 통제할 수 있는 환경이 마련되었습니다.

SRM 도입 후 연계 출하율 100%, 공구 비용 80% 감소

이러한 변화는 정량적인 성과로 이어졌습니다. 모든 출하가 구매 주문과 연결되면서 연계 출하율 100%를 달성과 함께 공구 비용을 기존 대비 약 80% 감소하게 되었습니다.

출하 현황과 거래 상태를 실시간으로 추적할 수 있게 되었습니다. 또한 공구 정보를 협력사 기준으로 관리하면서 중복 제작과 불필요한 발주가 줄어들었고, 이는 공구 관련 비용 절감으로 직접 이어졌습니다.

SRM 구축, 어떻게 해야 할까?

SRM 구축은 협력사를 어떤 기준으로 관리할 것인가를 먼저 정리하는 과정에서 시작됩니다. 실제로 SRM 구축이 실패하는 경우를 보면, 대부분 ‘툴부터 고르는 방식’에서 출발합니다. 반대로 성공한 조직들은 시스템 이전에 운영 기준과 관리 범위를 먼저 정의합니다.

먼저, '관리해야 할 협력사'를 구분해야 합니다

모든 협력사를 동일한 방식으로 관리하려고 하면 SRM은 복잡해지고, 현장에서 쓰이지 않게 됩니다. SRM 구축의 첫 단계는 관리 대상 협력사를 구분하는 것입니다.

예를 들어, 핵심 부품을 공급하는 협력사, 품질·납기 리스크가 잦은 협력사, 공구 · 금형 등 초기 비용이 많이 드는 협력사처럼 관리 우선순위가 높은 협력사부터 SRM 적용 대상으로 정리하는 것이 현실적인 접근입니다.

처음부터 전사 적용을 목표로 하기보다는, 리스크와 영향도가 큰 영역부터 시작하는 것이 좋습니다.

협력사 관리 기준을 먼저 문장으로 정리합니다

SRM은 데이터를 쌓는 시스템이지만, 데이터가 의미를 가지려면 무엇을 기준으로 볼 것인지가 먼저 정의되어야 합니다.

납기 지연은 어디까지를 문제로 볼 것인지, 품질 이슈는 몇 회 이상 반복되면 관리 대상이 되는지, 협력사를 평가할 때 반드시 봐야 할 항목은 무엇인지를 정리해야 합니다.

이 기준이 정리되지 않으면 SRM은 결국 "정보만 많은 시스템"이 됩니다. 반대로 이 기준이 정리되면, SRM은 판단을 도와주는 구조로 작동하기 시작합니다.

'기록되지 않으면 다음 단계로 갈 수 없게' 설계해야 합니다

SRM이 실제로 작동하는 핵심은 업무 흐름 안에 기록을 강제로 끼워 넣는 것입니다. 변경, 이슈, 출하, 공구 사용 같은 핵심 업무가 기록되지 않으면 다음 단계로 넘어갈 수 없도록 설계해야 합니다.

변경 요청이 기록되지 않으면 승인이 불가하고, 출하 정보가 입력되지 않으면 상태 완료가 불가하며, 이슈 등록 없이는 조치 종료가 불가한 구조를 만들어야 합니다. 이 구조가 있어야 SRM은 참고용 시스템이 아니라, 실제 업무가 지나가는 경로가 됩니다.

ERP · 구매 시스템과의 연결을 전제로 설계합니다

성공적인 SRM 구축 사례를 보면, 대부분 ERP·구매 시스템과의 연계를 전제로 설계되어 있습니다.

협력사 기준 데이터는 SRM을 단일 기준으로 사용하고, 발주·정산은 기존 시스템에서 처리하되, 판단과 관리 기준은 SRM을 참조하는 구조로 역할을 나누면 기존 업무를 크게 바꾸지 않으면서도 SRM을 자연스럽게 안착시킬 수 있습니다.

이러한 구조를 설계하고 구현하는 과정에서는 내부 인력만으로 진행하기 어려운 경우가 많으며, 구축 경험이 있는 IT 전문가의 도움이 필요합니다.

SRM 구축에 필요한 IT 전문가

SRM 구축은 하나의 시스템을 만드는 일이 아니라, 구매·품질·출하·협력사 관리가 연결되는 운영 구조를 구현하는 프로젝트입니다. 그래서 특정 직무 한 명으로 해결되기 어렵고, 여러 IT 직무의 역할 분담이 필요합니다.

PM(Project Manager) – 전체 구조와 판단을 책임지는 역할

SRM 프로젝트에서 PM은 어디까지를 SRM으로 관리할 것인가를 결정하는 역할을 맡습니다. SRM은 부서 간 이해관계가 얽히는 프로젝트이기 때문에, SRM·구매 시스템 경험이 있는 PM의 존재가 프로젝트 성패를 좌우합니다.

SRM 적용 범위 정의 (협력사, 공구, 출하, 품질 등)
구매 · 품질 · 물류 부서 간 요구사항 정리
ERP · 기존 시스템과의 연계 범위 판단
단계별 구축 로드맵 설계

백엔드 개발자 – 핵심 로직과 데이터 구조를 구현

SRM은 협력사 기준 데이터, 이력 관리, 승인 흐름, 연계 로직 등 복잡한 비즈니스 로직을 안정적으로 처리해야 하는 시스템입니다. 이 때문에 Java+Spring 기반 백엔드 개발자가 핵심 역할을 맡는 경우가 많습니다.

협력사 Master Data 구조 설계
출하 · 이슈 · 변경 이력 관리 로직 구현
승인 Workflow, 상태 전이 로직 개발
ERP · 구매 시스템 API 연동

프론트엔드 개발자 – 협력사와 내부 사용자를 위한 기능 구현

RM은 “있기만 한 시스템”이 되면 실패합니다. 프론트엔드 개발자는 SRM이 현장에서 실제로 사용되도록 만드는 역할을 담당합니다.

협력사 포털 화면 구현
출하 · 이슈 · 상태 가시화 UI 개발
복잡한 이력 정보를 한눈에 보이게 정리
내부 사용자와 협력사 UX 분리 설계

시스템 아키텍트 – 기존 시스템과의 연결 구조를 설계

시스템 아키텍트는 SRM – ERP 연계 구조를 설계해 ERP · 구매 · 정산 · 물류 시스템 사이에 운영되게 구조를 조절하고 설계합니다.

SRM – ERP 연계 구조 설계
기준 데이터(Single Source of Truth) 정의
트래픽 · 확장성 고려한 아키텍처 설계
운영 안정성을 고려한 구조 검토

SRM은 협력사와의 연계 관계를 데이터로 연결해,

시스템 중심 운영을 가능하게 하는 디지털 관리 체계입니다.

SRM은 협력사와의 거래, 출하, 품질, 비용을 하나의 기준으로 바라볼 수 있게 만드는 디지털 관리 체계입니다. 구매, 출하, 품질, 비용이 동시에 얽힌 영역에서 조직의 일정과 비용, 리스크를 직접적으로 좌우하는 기준 시스템이 됩니다.

SRM 구축에서 가장 중요한 것은 초기 설계입니다. 한 번 잘못 설계되면 운영 과정에서 계속 문제를 만들어내고, 반대로 처음부터 제대로 설계되면 조직의 관리 방식 자체를 안정시키는 역할을 합니다. 그래서 SRM 구축 경험이 있는 IT 전문가를 투입해 구조를 먼저 설계하는 것이 중요합니다.