프리랜서를 위한 해촉증명서 가이드(양식 내용, 발급 방법, 대처 방안)

해촉 증명서는 프리랜서(프리랜서, 위촉직, 비상근 형태의 고용 등)와 회사 간의 업무 관계가 종료되었음을 증명하는 공식 문서입니다.

프리랜서는 단건 계약들을 통해 업무를 수행하고 1회 성 소득을 받는 경우나 정규직처럼 매 월 일정한 급여가 아닌, 프로젝트별로 수입이 발생해 소득이 일정하지 않는 경우가 많습니다. 그럴 때 이를 증명해 주는 서류가 바로 ‘해촉 증명서’인 거죠.

일을 하던 회사에서 더 이상 고용하고 있지 않다는 것을 확인해 주는 서류인데요. 쉽게 말해 “이 프리랜서는 우리 회사에서 특정 기간 동안 일했고, 지금은 더 이상 고용관계가 없다"는 것을 회사가 공식적으로 확인해 주는 서류입니다.

특히 프리랜서의 건강보험료 조정을 위해 반드시 필요한 서류로, 소득 활동이 종료되어 지금은 소득이 없다는 것을 인정받을 수 있는 핵심 서류로 이러한 해촉 증명서는 크게 두 가지로 나뉩니다.

해촉 증명서의 종류 2가지

• 일반 해촉 증명서 

프리랜서가 자발적으로 계약을 종료할 때 발급하는 해촉 증명서로 프로젝트 완료나 개인 사정으로 인한 계약 종료 시 발급됩니다.

• 정리해고 해촉 증명서 

회사 측의 경영상 이유로 계약이 종료될 때 발급되는 해촉 증명서로 회사의 구조조정이나 프로젝트 중단 등의 사유로 발급됩니다. 

계약이 종료되었을 때 받는 ‘일반 해촉 증명서’와, 기업의 사정으로 인해 계약이 해지되었을 경우 받는 정리 해고 ‘해촉 증명서’ 두 가지가 있는데요. 이런 해촉 증명서는 어떤 상황에서 필요할까요? 해촉 증명서가 필요한 이유에 대해 자세히 알려드리겠습니다.

해촉 증명서가 필요한 이유

1. 건강보험료 조정

건강보험료 조정은 해촉 증명서의 가장 대표적인 활용처입니다. 프리랜서는 건강보험 지역 가입자로 분류되어, 매년 11월에 전년도 소득을 기준으로 건강보험료가 새롭게 책정됩니다. 

예를 들어 2024년 11월에는 2023년의 소득을 기준으로 보험료가 산정됩니다. 하지만 프리랜서의 수입은 대부분 일회성 프로젝트나 단기 계약에서 발생하는 경우가 많은데요. 

이럴 때 별도로 신고하지 않으면 3개월짜리 프로젝트에서 발생한 수입이 마치 일 년 내내 꾸준히 들어오는 것처럼 해석되어 보험료가 잘못 책정될 수 있습니다. 

그 이유는 건강보험공단이 이러한 소득의 특성을 자동으로 파악할 수 없기 때문인데요. 예를 들어 3개월 동안 매 월 1,000만 원을 번 프리랜서의 경우 이 소득이 연간 계속되는 것으로 오해되어 과도한 보험료가 책정이 될 수 있습니다. 

바로 이럴 때 ‘해촉 증명서’가 필요한데요. 해촉 증명서를 제출하면 해당 수입이 일회성 프로젝트에서 발생한 것임을 증명할 수 있기 때문에 결과적으로 잘못 책정되는 과도한 건강보험료 막을 수 있습니다.

2. 국민연금

해촉 증명서는 국민연금과 관련된 조정 및 신고 절차에서도 중요한 역할을 합니다. 프리랜서의 경우 소득이 불규칙하여 국민연금 납부 금액을 조정해야 하는 상황이 자주 발생하는데, 이때 해촉 증명서는 소득 변동을 증명하는 명확한 근거 자료가 됩니다. 

또한, 연금 가입 자격 상실을 신고할 때에 사용되기도 합니다. 지역 이전 등으로 인해 국민연금 지역가입자 자격을 상실하려는 경우에 해촉 증명서를 제출해야 하는데요. 해촉 증명서를 제출한 후 일정한 절차를 거치면 지역가입자 자격이 공식적으로 상실됩니다.

3. 실업급여

프리랜서도 특정 조건을 충족하면 실업급여를 받을 수 있는데, 이때 해촉 증명서가 필요합니다. 실업 급여는 고용보험에 가입한 근로자가 비자발적인 사유로 실직했을 때 일정 조건을 충족하면 지급되는 급여인데요. 

프리랜서의 근무기간 확인, 실업급여 수급자격 인정, 고용보험 행정처리 등을 위해 해촉 증명서를 제출해야 하는데요. 해촉 증명서를 통해 고용 관계 종료와 실직 사유를 증명할 수 있습니다. 

해촉 증명서는 이외에도 경력 증명이나 소득 증명 시 사용되고 있습니다.

해촉 증명서 발급 방법

해촉 증명서는 프리랜서와 계약했던 회사에서 발급해 주어야 합니다. 계약했던 회사 인사담당자에게 요청하면 해촉 증명서를 받을 수 있습니다. 서류에 들어가야 할 내용들을 알려드리겠습니다. 

해촉 증명서에 포함되는 내용/양식

(해촉 증명서 양식 샘플)

해촉 증명서의 양식이나 디자인은 기업마다 다를 수 있으나, 업무 관계가 종료되었음을 증명하기 위해 아래의 내용들은 포함되는 것이 좋습니다.

• 발급 대상자의 정보

• 이름
• 주민등록번호(혹은 생년월일)
• 연락처

• 발급 기업의 정보

• 회사명
• 사업자등록번호
• 주소 및 연락처(사업장 소재지 및 연락처)
• 발급 기업의 날인

• 근무 내용 및 계약 정보

• 근무 시작일(계약 시작일)
• 근무 종료일(계약 종료일)
• 직무 또는 수행한 업무 내용

• 계약 종료 사유(계약 만료/ 정리 해고/ 기타 사유)

• 발금 사유 및 용도

• 건강보험료 조정, 실업 급여 신청 등 정확한 발급 목록 기재 필요

• 발급 증명서 문구

• “위의 내용은 사실과 다름없음을 증명합니다.”와 같은 확인 문구

위와 같이 발급 신청자와 발급 대상자 간의 관계가 종료되었음을 대상자의 정보와 함께 명확히 기재하면, 해촉 증명서는 해촉을 증명하는 공식 서류로 인정되어 건강보험공단에서 증거 자료로 활용될 수 있습니다.

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해촉 증명서를 발급해 주지 않는다면 어떻게 해야 할까요?

근로기준법 제39조에 따르면, 기업은 근로자가 퇴직한 후 요청이 있을 경우 사용 기간, 업무 종류, 지위, 임금 등 필요한 사항에 대한 증명서를 발급해야 합니다. 이를 위반할 시 500만 원 이하의 과태료가 부과됩니다.

다만, 조건이 있습니다. 사용 증명서는 30일 이상 근무한 근로자만 청구할 수 있으며, 청구 가능 기간은 퇴사 후 3년 이내로 제한됩니다.

하지만 회사에서 해촉 증명서 발급을 거부하거나 이미 사라져 서류를 발급하지 못하는 경우가 생길 수 있죠. 이럴 경우에도 방법이 있습니다.

회사의 사정으로 해촉 증명서를 받지 못하는 상황이 생겼을 때

먼저 가까운 국민건강보험공단 지사를 방문하거나 전화상담으로 상황을 상세히 설명해 보세요. 회사가 폐업했거나 해촉 증명서 발급을 거부하는 상황에서도 다른 방법으로 소득 중단을 증명할 수 있습니다. 이후 안내받은 서류들을 준비해 증빙을 하시면 됩니다.(프리랜서 계약서 사본, 거래 내역서, 종합 소득세 신고서, 소득 금액증명원 등)

이런 일이 생기지 않도록 미리 예방하는 방법은 계약이 끝날 때마다 바로 해촉 증명서를 발급받아 보관하는 것인데요. 업무 관련 이메일이나 계약서, 입금 내역을 확실히 모아두는 것도 좋습니다.

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해촉 증명서 제출 시기

해촉 증명서는 건강보험료의 정확한 산정을 위해 필요하다고 알려드렸는데요. 건강보험공단에 제출하는 시기를 놓치면 내지 않아도 될 과다한 건강보험료를 납부해야 할 수 있어 조심해야 합니다. 

건강보험료는 매년 5월에 전년도 종합소득을 국세청에 신고하고, 11월에 건강보험공단이 이를 기준으로 새롭게 책정합니다. 따라서 해촉 증명서는 소득이 발생한 다음 해 11월 이전에 건강보험공단에 제출해야 소득 변동 사항이 반영됩니다.

이 시기를 놓치면 이미 책정된 보험료를 정정하는 절차가 필요하며, 과다한 보험료를 납부할 수 있으니 발급 방법과 제출 방법을 미리 알아보고 서류를 준비해두는 것이 중요합니다.

해촉 증명서 제출 방법

해촉 증명서의 제출 시기를 알아보았는데요. 그럼 이제 마지막으로 건강 보험 공단에 해촉 증명서를 제출하는 방법을 알려드리겠습니다. 해촉 증명서를 제출하는 방법에는 3가지가 있는데요. 3가지 방법 중 편한 방법으로 제출하면 됩니다.

1) 건강보험공단 지사 방문

발급받은 해촉 증명서 원본과 신분증을 가지고 방문하면 됩니다. 해촉 증명서를 발급받지 못했다면 다른 증빙 서류들을 준비해서 가시면 됩니다.

2) 팩스 발송

건강보험공단 콜센터 1577-1000로 연락해 관할지사의 팩스번호를 확인하고 팩스로 발송할 수 있습니다.

3) 우편 발송

우편으로 제출할 때는 등기우편으로 발송을 추천합니다. 배송조회와 수령 여부를 확인할 수 있습니다. 관할 지사의 주소는 건강보험공단 콜센터에서 확인하실 수 있습니다.

프리랜서를 위한 해촉 증명서 가이드, 잘 보셨나요?

지금까지 프리랜서에게 꼭 필요한 해촉 증명서의 개념부터 발급 방법, 제출 시기까지 자세히 알아보았습니다.

해촉 증명서는 건강보험료 조정, 국민연금 관련 절차, 실업급여 신청 등 프리랜서의 다양한 행정 처리에 필요한 중요한 서류로, 특히 건강보험료가 과다하게 책정되는 것을 막아주는 핵심적인 역할을 하고 있어요. 

따라서 프로젝트 종료 시 꼭 발급받아 두시는 게 좋습니다. 필요할 때 발급받으려고 하면 이미 늦을 수 있으니, 계약이 종료되는 시점에 바로 발급받아 두시고 실물과 스캔본 두 가지 형태로 보관해두시면 제때, 필요한 시기에 알맞게 사용할 수 있을 겁니다.

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