ERP 프로그램이란? 성공적인 ERP 구축을 위한 종합가이드

전사적 자원관리를 위해 ERP 프로그램을 활용하는 기업들이 늘고 있습니다. 한 개의 프로그램으로 생산, 물류, 회계, 인사와 같은 회사 운영 프로세스를 통합하고 관리할 수 있기 때문인데요. 형식 별로 템플릿을 추가로 만들 필요도 없고, 부서 별 데이터를 모두 확인할 수 있기 때문에 ERP 시스템을 도입하는 기업들이 많아지지만, 현황에 맞춰 제대로 사용하는 기업은 많지 않습니다. 

실무자 여러 명이 붙어 진행해야 하던 업무를 데이터 & 프로세스 연동과 자동화를 통해 1-2인이 충분히 처리할 수 있게 됨으로써 업무 효율성을 높이고 인건비를 절감하여 기업에 실질적인 도움을 주는 ERP 프로그램, 어떻게 하면 제대로 구축할 수 있는지 대한민국 대표 IT 프리랜서 매칭 플랫폼 이랜서에서 알려드리겠습니다.

ERP 프로그램이란?

ERP(Enterprise Resource Planning) 프로그램은 기업 내 여러 부문 간의 정보를 통합하고 자동화하여 효율성과 생산성을 향상시키는 소프트웨어 시스템입니다. 생산, 물류, 회계, 인사와 같은 회사 운영 프로세스의 주요 부문의 업무를 하나의 시스템에서 기업의 모든 구성원이 효율적으로 사용할 수 있도록 해주는 ‘전사적 자원 관리 시스템’입니다.

ERP를 사용하면 거래처별 판매 전표, 재고 현황, 입출고 현황, 거래현황, 계산서 발행 현황, 입금 및 송금 현황, 제품의 BOM, 제작 현황, 채권 채무 현황 등의 정보들을 ERP 프로그램 하나로 통합 관리가 가능합니다. 이를 통해 기업의 각 부서별 데이터 공유와 목적별 데이터 관리, 유형별 그룹 관리 등 실질적인 기업의 모든 자원을 운영하는 데에 있어서 기업 운영 프로세스의 주요 문제들을 쉽게 파악하며 해결할 수 있습니다. 

ERP의 도입으로 국내 대기업의 경우 ROI가  300 ~ 400%가 높아지는 성과를 얻고 있고, 해외 기업의 경우 약 500% 이상의 성과를 나타내고 있습니다. 하지만 자원이 부족한 중견, 중소기업의 경우 효과를 많이 보지 못하고 있는데요. 이는 ERP 프로그램을 업계 현황에 맞춰 개선하지 못했기 때문입니다. 서비스 도입에만 신경 쓴 나머지 실무에 맞추지 못해 대기업만큼의 효과를 누리고 있지 못합니다. 

전사적 자원 관리 시스템을 제대로 사용하려면 어떻게 해야 할까요? 올바른 ERP 활용을 위해 먼저 ERP의 유형에 대해 살펴보겠습니다.

AI · 빅데이터 · 자동화로 진화하는 ERP

기존 ERP는 기업 내 데이터를 통합하고 프로세스를 자동화하는 데 초점이 맞춰져 있었습니다. 

하지만 최근에는 인공지능(AI), 빅데이터, 자동화 기술이 결합되면서, 단순한 관리 도구를 넘어 의사결정을 지원하는 지능형 ERP로 진화하고 있습니다. 

이는 단순한 기록·관리 중심의 시스템에서, 데이터를 기반으로 판단을 돕는 시스템으로 ERP의 역할이 확장되고 있음을 의미합니다.

1. AI 기반 예측 분석 기능

최근 ERP에는 AI 기반 분석 기능이 적용되는 사례가 늘어나고 있습니다. AI는 과거의 판매 기록, 생산 데이터, 수요 변화 패턴 등을 학습해 향후 흐름을 예측하는 데 활용됩니다. 이를 통해 기업은 재고 계획, 생산 일정, 자원 배분 등을 보다 체계적으로 수립할 수 있습니다.

예를 들어, 계절별 수요 변동이 큰 업종에서는 과거 데이터를 바탕으로 수요 패턴을 분석하고, 이를 기준으로 발주 및 생산 계획을 조정할 수 있습니다. 

제조 환경에서는 설비 데이터를 기반으로 이상 징후를 감지해 사전 점검을 진행하는 방식도 활용됩니다. 이러한 기능은 운영 리스크를 줄이고, 의사결정의 정확도를 높이는 데 도움을 줍니다.

2. 빅데이터 기반 실시간 분석

기존 ERP가 정기 보고서 중심의 분석 구조였다면, 최신 ERP는 실시간 데이터 분석 기능을 강화하고 있습니다. 매출, 재고, 구매, 고객 반응, 생산 현황 등 다양한 데이터를 즉시 수집·처리하여, 현재 상황을 한눈에 파악할 수 있도록 지원합니다.

이러한 실시간 분석 기능은 경영진과 실무자가 즉각적으로 상황을 판단하고 대응할 수 있도록 돕습니다. 

예를 들어, 특정 제품의 판매 추이가 급격히 변할 경우 이를 빠르게 인지하고 마케팅 전략이나 물류 계획을 조정할 수 있습니다. 이는 단순한 사후 보고가 아니라, 운영 중인 비즈니스를 실시간으로 관리하는 방식으로 ERP의 활용 범위를 넓히는 방향입니다.

3. 자동화 및 RPA 연동

ERP는 본래 자동화를 위한 시스템이지만, 최근에는 RPA(Robotic Process Automation)와 연동되어 반복 업무의 자동화 범위가 더욱 확장되고 있습니다. 

송장 처리, 정산, 데이터 입력, 재고 확인, 정기 보고서 생성과 같은 반복적인 작업을 자동화하여, 인적 오류를 줄이고 업무 효율을 높이는 방식입니다.

이를 통해 실무자는 단순 작업에서 벗어나 기획, 분석, 의사결정과 같은 고부가가치 업무에 집중할 수 있습니다. 자동화는 단순한 편의 기능이 아니라, 조직 전체의 업무 구조를 재편하는 요소로 활용되고 있습니다.

최신 ERP를 고려할 때 중요한 점

AI와 빅데이터, 자동화 기술이 접목된 최신 ERP는 기존 ERP의 개념을 확장한 형태입니다. 하지만 모든 기업이 이러한 기능을 반드시 도입해야 하는 것은 아닙니다. 

기업의 규모, 업종, 업무 복잡도, 예산, 운영 방식에 따라 필요한 기능의 범위는 달라질 수 있습니다.

따라서 ERP를 선택할 때는 ‘최신 기술이 포함되었는가’보다, 현재 조직의 업무 구조에 실제로 필요한 기능이 무엇인지를 중심으로 판단하는 것이 중요합니다. ERP는 기술보다 운영 방식에 맞게 설계되었을 때 가장 큰 효과를 발휘하는 시스템이기 때문입니다.

'운영 구조’를 기준으로 구분되는 

ERP 프로그램의 유형

최근 ERP에는 AI, 빅데이터, 자동화와 같은 기술이 결합되며 기능적으로 빠르게 진화하고 있습니다. 다만 ERP의 유형은 이러한 기능의 유무가 아니라, 어디에 설치되고 어떻게 운영되는지라는 운영 구조를 기준으로 구분하는 것이 일반적입니다.

AI 기반 분석 기능이나 자동화 기능은 특정 유형에만 한정되는 것이 아니라, 온프레미스 ERP, 클라우드 ERP, 하이브리드 ERP 모두에 추가되어 활용될 수 있습니다.

따라서 ERP를 분류할 때는 기능의 최신성보다는 시스템이 구축 · 운영되는 방식을 기준으로 이해하는 것이 더 정확합니다.

이러한 기준에 따라 ERP는 크게 온프레미스(On-Premise), 클라우드(Cloud), 하이브리드(Hybrid) 세 가지 유형으로 나눌 수 있으며, 각 유형은 보안, 비용 구조, 확장성, 유지보수 방식에서 차이를 보입니다.

• 온프레미스 ERP(On-Premise ERP)

온프레미스 ERP 소프트웨어는 조직 내부의 물리적 사무 공간에 배포되고 유지보수됩니다. 회사 자체의 컴퓨터와 서버에 호스팅되어 전체 시스템에 대한 제어, 지원 및 소유권을 제공합니다. 회사는 내부 인프라에 직접 투자하고 운영하는 책임을 갖습니다. 일반적으로 온프레미스 ERP를 활용하는 산업 군은 다음과 같습니다.

1. 제조 : 온라인을 통한 업무가 필요 없는 경우 혹은 광범위한 사용자 정의 및 생산 시스템과의 통합이 필요하며 전문적인 프로세스를 필요로 하는 제조 산업의 경우 온프레미스 ERP가 적합합니다.

2. 정부 및 공공기관 : 정부 기관 및 공공 기관 조직은 보안 문제, 데이터 주권, 특정 규정 및 규정 준수 표준 등을 충족하기 위해 온프레미스 ERP를 선호합니다.

3. 의료 산업 : 민감할 수 있는 환자의 개인 정보 등을 데이터로 다루고 있으므로 데이터 제어, 보안 규정 문제로 이 시스템의 유형을 많이 활용합니다.

• 클라우드 기반 ERP(Cloud-based ERP)

클라우드 기반 ERP는 인터넷을 통해 클라우드 서비스 제공 업체가 제공하는 서버에 응용 프로그램과 데이터가 호스팅 됩니다. 이러한 유형의 ERP는 하드웨어 및 소프트웨어를 구매하거나 유지 보수할 필요가 없으며, 접근성과 확장성이 높습니다. 

클라우드 기반 ERP는 초기 투자 비용을 줄이고 유지보수에 대한 부담을 경감시킬 수 있습니다. 일반적으로 클라우드 ERP를 활용하는 산업 군은 다음과 같습니다.

1. 중소기업 : 클라우드 ERP 솔루션은 경제성, 구현 용이성, 확장성, 시스템 유연성, 초기 비용 절감, 접근성을 이유로 중소기업에서 주로 선호합니다.

2. 전문 서비스 직군 : 컨설팅 회사, 법률 서비스, 광고 대행사 및 기타 전문 서비스 제공 업체와 같은 직군에서는 원격 작업, 공동 작업, 여러 위치 동시 작업 등이 필요하므로 데이터에 대한 실시간 액세스를 지원하는 기능으로 인해 클라우드 ERP가 매우 효율적입니다.

3. 전자 상거래 산업 및 소매 : 많은 거래량과 다양한 채널에서 재고를 관리하며 판매 데이터 및 고객 관리를 위한 실시간 분석 및 통찰력이 중요한 직군이므로 해당 산업에서 비즈니스 활용을 위해 유용합니다.

• 하이브리드 ERP(Hybrid ERP)

하이브리드 ERP는 온프레미스 ERP와 클라우드 기반 ERP의 혼합형입니다. 일부 기능은 온프레미스로 유지하고, 일부 기능은 클라우드로 이전하여 조직의 요구에 맞게 최적의 솔루션을 제공합니다. 이러한 유형의 ERP는 보안 요구 사항이나 규제 준수 등 특정한 요구 사항을 충족시키는 데 유연성을 제공합니다. 일반적으로 하이브리드 ERP를 활용하는 산업 군은 다음과 같습니다.

1. 대기업 : 복잡한 운영과 레거시 시스템을 갖춘 대기업은 하이브리드 ERP를 선택하여 기존 온프레미스 인프라를 유지하면서 특정 기능을 접합하여 자회사만의 클라우드로 일부 전환할 수 있습니다. 이것을 통해 사용자 지정, 데이터 제어 및 확장성 요구사항의 균형이 가능합니다.

2. 제조 및 유통 : 중앙 집중식 운영과 분산 운영이 혼합된 산업에서는 하이브리드가 적합합니다. 공급망 관리와 고객 관계 관리 및 분석과 같은 영역에 클라우드 ERP를 활용하며 동시에 생산 계획 및 작업 현장 제어와 같은 중요한 작업에 온프레미스 ERP를 접합하여 ERP 효율성을 높이고 있습니다.

3. 금융 서비스 : 은행, 보험 및 투자 회사를 포함한 금융 서비스 산업은 규제 요구사항을 충족하는 동시에 데이터 보안을 유지하며 고객 관리, 재무 관리 및 분석을 위한 클라우드 기반 기능을 함께 활용하기 위해 종종 하이브리드 ERP를 채택해서 사용합니다.

ERP 프로그램의 종류

1. 자체 개발 ERP(Self-developed ERP)

- 유효성: 자체 개발 ERP는 기업의 특정 요구 사항과 프로세스에 맞게 맞춤형으로 설계되어 유효성이 있을 수 있습니다. IT 전문가를 통한 정밀한 데이터 베이스 활용 가능합니다.

- 장점: 맞춤화된 솔루션으로 기업의 특수한 요구 사항을 충족시킬 수 있으며, 소유권과 제어권을 갖기 때문에 보안과 데이터 프라이버시에 대한 더 큰 통제력을 가질 수 있습니다.

- 단점: 자체 개발 ERP는 많은 시간과 비용을 필요로 하며, 전문 지식과 개발 리소스가 필요합니다. IT 전문가를 통해 기업에 설치해야 하므로, 설치와 개발 및 시스템의 유지 보수와 업데이트에 대한 책임도 기업 내에 있습니다. 따라서 여기에 발생하는 모든 비용이 기업의 부담으로 작용합니다. 

2. 더존 ERP(Douzone ERP) - 솔루션

- 유효성:  한국의 ERP 솔루션으로, 다양한 산업 및 기업 규모에 맞는 솔루션을 제공하여 유효성이 있을 수 있습니다.

- 장점: 한국 시장에 특화된 기능과 기능을 제공합니다. 예를 들면, 한국 회계기준의 적용으로 기준에 맞는 보고 요건, 한국 시장에 특정한 과세 및 재무 보고에 대한 요구 사항에 맞도록 설계된 모듈, 현지 언어와 국내 사용자를 위한 인터페이스 지원, 은행과 정부 포털의 로컬 시스템과의 통합 기능을 한국 고유의 ERP 솔루션에서 활용 가능합니다. 더불어 다양한 산업 분야와 규모에 맞춘 커스터마이징 및 지원 서비스를 제공합니다.

- 단점: 더존 ERP는 국내 시장에 주로 사용되는 솔루션이기 때문에 국제 시장에서는 다소 제한적일 수 있습니다. 국가 간 비즈니스 관행, 규제 프레임워크 및 문화적 요인의 차이로 인해 장점에 언급된 프로세스들의 ERP 내 적용이 상이하거나 기능의 가용성 혹은 사용자 정의가 제한될 수 있습니다.

3. SAP - 솔루션

- 유효성: 글로벌적으로 인정받고 있는 ERP 솔루션으로, 다양한 산업 및 기업 규모에 맞는 종합적인 기능을 제공합니다.

- 장점: 광범위한 비즈니스 프로세스를 통합하고 효율화할 수 있는 강력한 기능을 제공합니다. 여러 국가와 지역에 맞춰 사용할 수 있는 현지화 기능을 제공하며, 높은 트랜잭션 볼륨을 수용할 수 있어 거대 글로벌 기업에서 선호하는 솔루션입니다.  

- 단점: 기업 규모나 복잡성에 따라 비용이 상당히 높을 수 있습니다. 구현 및 유지 보수에 많은 리소스가 필요하고, 소프트웨어에는 배포, 사용자 지정 및 유지 관리를 위한 전문 기술, 직원 교육, 전문 지식 및 전용 리소스가 필요합니다. 

4. ECOUNT ERP - 솔루션

- 유효성: 기업이 필요로 하는 모든 기능을 포괄하는 솔루션으로 유효성이 있습니다.

- 장점: 다양한 기능(재고, 생산, 회계, 영업, 구매, 급여 등)을 제공하며, 저렴한 가격으로 이용할 수 있습니다. 클라우드 웹 기반 ERP로 접근성이 용이하며, 시스템 구조가 단순하고 기업에서 사용하는 대부분의 기능들이 세팅되어 있어, 코딩을 모르는 실무자도 커스터마이징이 가능합니다. 

- 단점: 포괄적인 기능을 제공하지만, 고도로 복잡하거나 전문적인 요구 사항을 가진 기업에는 적합하지 않습니다.  제공하는 옵션 외의 기능은 사용이 불가합니다. 또한 클라우드 기반 ERP로서 인터넷 연결에 의존하며 인터넷 액세스 중단은 유용성에 영향을 미치게 되므로, 큰 장점이면서 동시에 단점으로도 뽑힙니다.

올바른 ERP 프로그램 구축을 위해

ERP를 효과적으로 활용하기 위해서는 도입 이전 단계에서부터 충분한 검토와 준비가 필요합니다. 

기업에서는 자체 개발 방식으로 구축할 것인지, 아니면 이미 검증된 ERP 솔루션을 활용할 것인지를 비교 검토한 뒤, 자사 환경에 적합한 방식을 선택하는 것이 중요합니다. 이때 단순한 비용 비교뿐 아니라, 업무 적합성, 확장성, 유지보수 방식, 내부 인력 구조 등을 함께 고려해야 합니다.

기업이 선택하는 ERP 유형과 구축 방식은 각 조직의 비즈니스 구조와 운영 방식에 따라 달라질 수 있습니다.

ERP 구축 전 준비 사항

ERP 구축을 시작하기 전에는 현재 업무 프로세스에서 어떤 문제가 발생하고 있는지 파악하고, ERP 도입을 통해 해결하고자 하는 목표를 명확히 설정해야 합니다. 

예를 들어, 데이터 중복 입력, 부서 간 정보 단절, 반복 업무 과다, 관리 체계의 비효율 등이 주요 개선 대상이 될 수 있습니다.

일반적으로 자체 개발 방식은 기업의 특수한 요구사항을 세밀하게 반영할 수 있다는 장점이 있지만, 개발 기간이 길어지고 초기 비용과 유지보수 부담이 커질 수 있습니다. 

반면 더존, SAP, ECOUNT와 같은 ERP 솔루션을 활용하면 이미 검증된 기능을 기반으로 시스템을 구축할 수 있으며, 상대적으로 안정적인 운영 환경을 빠르게 마련할 수 있습니다. 다만 솔루션 방식 역시 기업의 업무 구조에 맞게 충분한 설정과 조정 과정이 필요합니다.

ERP 구축의 4단계

ERP 구축은 일반적으로 다음과 같은 단계로 진행됩니다.

1단계: 기획 및 분석

현재의 업무 방식을 정리하고, 비효율적인 부분과 개선이 필요한 영역을 도출합니다. 이 과정에서 ERP를 통해 해결할 수 있는 문제를 구체적으로 정의합니다.

2단계: 설계

기존 업무 프로세스를 분석한 뒤, 개선된 업무 흐름을 설계합니다. ERP로 처리할 수 있는 영역과 추가 개발 또는 보완이 필요한 부분을 구분하는 단계입니다.

3단계: 구축 및 테스트

설계된 내용을 ERP 시스템에 실제로 구현하고, 테스트 데이터를 입력해 시험 가동을 진행합니다. 이 과정에서 오류를 수정하고, 실무에 맞게 세부 설정을 조정합니다.

4단계: 안정화 및 운영

기존 데이터를 새로운 ERP로 이전하고, 사용자 교육을 실시한 뒤 본격적인 운영을 시작합니다. 초기 운영 단계에서는 지속적인 점검과 개선이 중요합니다.

성공적인 ERP 구축의 핵심

ERP 구축은 기업의 업무 방식과 운영 구조 전반을 변화시키는 프로젝트에 가깝습니다. 따라서 경영진의 명확한 목표 설정과 지원, 실무자의 적극적인 참여, 그리고 체계적인 운영 전략이 함께 필요합니다.

많은 기업에서는 ERP 구축 경험이 있는 전문가의 도움을 받아 시스템을 설계하고 세팅하는 방식을 활용하고 있습니다. 

이를 통해 불필요한 개발 과정을 줄이고, 기존 ERP 기능을 기반으로 효율적인 시스템을 구축할 수 있으며, 각 부서의 요구사항이나 업무 변화에 맞춰 유연하게 조정할 수 있습니다.

가장 좋은 것은 실제로 솔루션 프로그램을 활용해 보고 실무를 실행했던 ERP 전문가를 채용하는 것입니다. 자체적인 개발 과정 없이 기존의 ERP 기능만으로 저렴한 가격에 기업 시스템을 충분히 세팅할 수 있으며, 각 부서의 요구사항이나 변동 사항에 맞춰 ERP 기능을 조절할 수 있습니다.

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