[Confluence 실전 가이드] IT 기획자는 왜 노션 대신 Confluence를 선택할까?

IT 프로젝트를 진행하다 보면 문서가 쌓이는 속도가 개발 속도보다 더 빠를 때가 많습니다. 회의록은 Google Docs, 기획서는 Word, 테스트 결과는 Excel, 개발 이슈는 Jira 각각 저장된 파일을 찾느라 10분, 최신 버전 확인하느라 또 10분. 정리하려고 만든 문서가 오히려 장애물이 되는 상황이 자주 발생합니다.

이런 문제들은 특히 팀원이 바뀌거나 외주 인력이 투입될 때 그 문제가 극대화됩니다. 문서는 있는데 정보가 연결되지 않고, 히스토리가 남지 않아 결정의 근거가 사라지고 동일한 논의를 반복하게 됩니다.

이 복잡함을 한 번에 해결하기 위해 개발된 도구가 있습니다. 조직의 기억을 저장하고
 프로젝트 운영을 가속화하는 IT 기획자와 PM의 핵심 도구가 되는 협업 플랫폼, 바로 ‘Confluence(컨플루언스)’입니다.

Confluence란?

Confluence는 Atlassian이 2004년 '팀 협업의 비효율'을 해결하기 위해 출시한 기업용 협업 문서 플랫폼입니다. 단순한 문서 저장소가 아니라, 프로젝트와 관련된 모든 정보를 '검색 가능한 위키' 형태로 구조화해 팀 전체가 지식을 공유하고 축적할 수 있도록 설계되었습니다.

Confluence가 등장하기 전, IT 팀들은 문서를 Word, Excel, 이메일, 공유 드라이브에 각각 저장했습니다. 회의록은 메일함에, 기획서는 개인 PC에, 기술 명세는 공유 폴더 어딘가에 흩어져 있었죠. 

문제는 필요한 문서를 찾으려면 여러 곳을 뒤져야 하고, 최신 버전이 어느 것인지 알 수 없다는 점이었습니다. 게다가 누가, 왜, 언제 그 결정을 내렸는지 히스토리가 남지 않아 같은 논의를 반복하거나 잘못된 정보를 기반으로 작업하는 일이 잦았습니다.

Confluence는 이러한 불편함을 없애줍니다. 기획안, 요구사항 정의서, 회의록, 기술 명세 등 프로젝트 전반의 문서를 한곳에서 관리하며, 각 페이지는 서로 연결되고 버전이 자동으로 기록됩니다. 덕분에 '이 결정은 언제, 왜 내려졌는지' '지난 논의 결과가 뭐였는지'를 빠르게 추적할 수 있습니다.

특히 IT 프로젝트에서는 팀원 교체나 외주 투입 시 발생하는 인수인계 문제, 문서 중복 생성, 최신 버전 혼란 같은 커뮤니케이션 비용을 크게 줄여줍니다. Jira와의 연동으로 이슈와 문서를 실시간으로 연결할 수 있어, PM과 기획자에게는 필수 도구로 자리 잡았습니다.

Confluence가 협업의 필수 도구로 자리잡은 이유

1) 빠른 의사결정과 문서 표준화

Confluence는 문서를 '저장'이 아니라 '참조 · 확인 · 의사결정'의 중심지로 만드는 플랫폼입니다. 

회의록·요구사항·설계 문서가 동일한 포맷으로 정리되고, 토론 댓글·의견 기록·결정 로그가 남아 '왜 이 기능이 이렇게 변경되었지?' 같은 질문에 다시 회의를 잡을 필요가 없습니다.

표준 템플릿을 기반으로 작성하면 합의 과정도 빠르고, 품질도 일정하게 유지됩니다. 문서 형식에 시간을 낭비하지 않습니다.

2) 협업 속도 극대화 / 변경 이력 관리

Confluence는 페이지 히스토리(version history)를 통해 누가 언제 어떤 내용을 수정했는지 확인할 수 있습니다. 기록을 잘못해도 이전 버전으로 쉽게 되돌릴 수 있고, 댓글 기반 리뷰로 문서 내에서 바로 커뮤니케이션할 수 있습니다. 

여러 사람이 복사본을 만들어 ‘최종본_진짜최종_final_최종"’같은 상황이 생기는 대신, 한 페이지 내에서 실시간으로 협업할 수 있고 업데이트 내역이 기록되므로 변경 추적이 쉬워집니다.

3) 유지 · 운영 프로젝트에서 강력한 이유

프로젝트는 론칭 이후에도 계속됩니다. 패치, 기능 추가, 이슈 대응, 운영 정책 변경 등 문서는 계속 수정·확장되고 시간에 따라 지식이 누적되어야 합니다.

Confluence는 페이지 기반 Wiki 형태로 문서를 기록해 시간이 지날수록 지식이 쌓이고 확장되는 구조를 갖습니다. 

단순 저장이 아닌 페이지 간 링크로 지식이 연결되기 때문에 신규 인력 투입 · 외주 교체 · PM 변경 시에도 프로젝트의 맥락을 빠르게 파악할 수 있습니다.

4) 대규모 조직일수록 중요한 이유

팀 규모가 커질수록 문서 관리와 커뮤니케이션 비용은 기하급수적으로 증가합니다. 특히 조직이 10명에서 50명, 200명으로 확장될수록 문서 관리 체계와 권한 설정이 없다면 운영 자체가 어려워집니다.

Confluence는 Space(조직·프로젝트 단위), Page Tree(문서 계층 구조), 권한 관리 기능을 통해 이런 문제를 해결하며, 다수의 팀이 동시에 기획 · 개발 · QA를 진행하는 환경에서도 수백 명 규모의 조직이 효율적으로 지식을 공유하고 협업할 수 있도록 지원합니다.

Confluence vs Notion, 무엇이 다를까? 

두 도구 모두 협업 문서를 작성하고 공유할 수 있다는 공통점이 있지만, 지향하는 목적과 강점은 완전히 다릅니다.

빠른 정리와 생산성 향상을 위해 개발된 Notion

Notion은 문서를 빠르게 작성하고 정리하는 생산성을 높이기 위해 개발된 도구입니다. 자유도가 높아 아이디어 스케치, 개인 업무 관리, 소규모 팀의 정보 정리에 최적화되어 있으며  페이지를 즉시 생성하고 템플릿으로 꾸며 시각적으로 정리하기에도 아주 편리합니다.

하지만 문서가 많아질수록 최신 문서를 찾기 어려워지고, 페이지마다 포맷이 달라지는 등 정보의 일관성을 유지하기 어렵다는 한계가 생길 수 있습니다. 

또한 문서 히스토리 · 접근 권한 · 표준화 시스템보다는 생성과 정리에 초점이 맞춰진 구조이기 때문에 세밀한 권한 관리나 변경 로그 추적이 필요한 기업용 운영 환경에서는 리스크가 누적될 수 있습니다. 

특히 여러 팀이 동시에 참여하거나 외부 인력이 섞이는 프로젝트에서는 세밀한 권한 관리나 문서 표준화가 어렵다는 문제가 두드러집니다.

지식을 체계적으로 기록하고 운영하기 위해 개발된 Confluence

이와 달리 Confluence는 문서 작성보다 '지식의 구조화와 유지·운영'을 중심으로 설계된 도구입니다. 페이지가 트리 구조(Page Tree)로 쌓이고, 문서 간 링크가 연결되며, 버전 히스토리와 권한 체계가 기본 제공되기 때문에 문서가 많아질수록 더 체계화된 지식 베이스로 발전하는 구조를 갖습니다.

특히 Jira와의 연동을 통해 기획 → 개발 → QA → 배포까지의 흐름을 한 맥락으로 묶을 수 있어 장기 프로젝트, 외주/PM 교체, 신규 인력 투입 등 지식 인수인계가 반복되는 환경에서 강력한 효율을 발휘합니다. 

즉, 생산성과 아이디어 정리에 중점을 둔 Notion에 비해 Confluence는 문서가 조직의 기억과 히스토리로 남게 만드는 플랫폼이라고 볼 수 있습니다.

* Notion vs Confluence, 이럴 때 사용하면 좋아요

지식을 축적하고 협업을 연결하는

Confluence의 작동 원리와 핵심 기능 정리

Confluence는 문서를 페이지(Page) 단위로 작성하고, 이를 트리(Tree) 형태의 계층 구조로 관리합니다. 하위 페이지를 무한히 연결할 수 있어 기능 상세, 기획 변경 이력, QA 결과, 릴리즈 노트가 하나의 흐름으로 이어진 지식 베이스가 됩니다. 

파일을 저장해 두는 방식이 아니라 링크로 연결되는 위키(확장형 정보 구조)가 핵심입니다.

1) Page/Tree 구조: 문서가 아닌 '지식’을 쌓는 방식

Confluence는 문서가 폴더 단위로 저장되는 일반 시스템과 달리, 페이지가 서로 연결되며 하나의 흐름을 만들기 때문에 시간이 지날수록 문서는 단순 보관물이 아닌 프로젝트 히스토리 자산이 됩니다.

• 페이지 기반 문서 기록 → 파일이 아니라 위키 형태로 축적
• 상위/하위 Tree 구조 → 기획→설계→QA→운영까지 흐름 단위로 탐색 가능
• 링크 기반 연결 → 문서가 흩어지지 않고 맥락이 보존됨
• 태그/키워드 검색 지원 → 필요한 문서를 빠르게 조회

2) Template & Macro: 반복 문서를 표준화

페이지를 처음부터 만들 필요 없이 회의록, 요구사항 정의서, WI, API 명세, 회고록 등 템플릿 기반으로 작성할 수 있습니다. 표/투표/TO-DO/코드블록/다이어그램을 ‘매크로(Macro)’로 삽입해 확장할 수 있으며 조직에 따라 템플릿을 커스터마이징하면 품질이 일정하게 유지됩니다.

• 템플릿 기반 문서 작성 → 서식 통일 · 품질 일관성 확보
• Macro(표/TO-DO/코드/다이어그램 등) 삽입 기능 제공
• 초기 설계만 잘 해두면 운영 단계에서 생산성 크게 증가
• 문서 구조가 잡혀 있어 검수/검색이 쉬움

3) Jira 연동: 문서와 이슈가 한 흐름으로 연결

Confluence에서 작성한 요구사항 목록을 클릭 한 번으로 Jira 이슈를 생성할 수 있고, Jira 상태 변경은 Confluence에서도 확인할 수 있습니다. 개발 진행 상태 역시 문서에서 직접 확인할 수 있어 커뮤니케이션 누락이 줄어듭니다.

• 기획 문서→ Jira 이슈 생성 가능
• Jira 상태 변경 시 Confluence에서도 확인 가능
• 기획 - 개발 - 테스트 - 릴리즈가 한 줄 흐름으로 연결
• 회의 시 "이건 어디서 확인해요?" 질문 감소

4) 권한/스페이스 관리: 대규모 팀 운영에 최적화

Space는 프로젝트/팀/제품 단위로 나눌 수 있고 Read/Write 권한 또한 세부적으로 설정이 가능합니다. 덕분에 외부 인력, 협력사, 프리랜서 참여가 많은 프로젝트일수록 권한 관리가 협업 리스크를 줄일 수 있습니다.

• Space 단위 프로젝트 구조화 → 문서 영역이 충돌하지 않음
• 읽기/편집/관리 등 권한 레벨 세분화
• 외부 인력 참여 시 특정 영역만 제한적 공개
• 중요한 문서는 Private, 완료 후 Public 등 공개 전략 가능

5) 버전 히스토리 · 협업 댓글 – 문서도 대화가 된다

Confluence는 문서 수정 이력이 자동 저장되고, 언제든 이전 버전으로 되돌릴 수 있습니다. 댓글과 멘션 기반 토론이 문서 안에서 바로 진행되어 결론과 의사결정 근거가 남아 이전 버전에서 달라진 점 및 수정 이슈를 확인할 수 있습니다.

• 버전 히스토리 저장 → Rollback 가능
• 수정 Diff 비교로 변경 내용 쉽게 확인
• 댓글 · 멘션 기반 문서 리뷰 및 피드백
• 산출물이 아닌 지식의 대화 기록으로 발전

Confluence 실무 활용법,

이렇게 쓰면 ‘효율’이 달라집니다.

1) 템플릿 표준화

문서를 작성할 때마다 새로 레이아웃을 만드는 것은 비효율적입니다. Confluence에 프로젝트 표준 템플릿을 등록해두면 신규 문서 작성이 버튼 한 번으로 시작되고, 담당자가 바뀌어도 문서 완성도가 일정하게 유지됩니다.

실무에서 자주 쓰는 템플릿 예시

• 기획 문서 : 기능 목적/배경 → 사용자 시나리오 → 화면/UX → 예외 케이스
• 요구사항 정의서 : 기능 목록 → 우선순위 → API/DB 영향 → 완료 기준
• 회의록 : 안건 → 논의 내용 → 결정 사항 → TODO → 담당자/기한
• QA 문서 : 테스트 케이스 → 예상 결과 → 실제 결과 → 버그 링크
   

2) Confluence → Jira 연계 흐름 만들기

Confluence는 작성, Jira는 실행을 담당합니다. 요구사항을 문서로 정리한 뒤 필요한 항목을 Jira 이슈로 발행하고, 작업 진행 상태를 Confluence에서 추적하는 흐름을 고정해두면 PM과 개발자가 여러 화면을 왔다 갔다 할 필요가 없습니다.

실무 연계 흐름

3)  문서 유지/보수 문화 정착

문서를 쌓는 것보다 최신 상태로 유지하는 것이 더 중요합니다. 프로젝트 후반일수록 변경과 예외가 늘어나기 때문에 문서가 업데이트되지 않으면 Confluence 역시 단순 저장소로 변합니다

문화 정착 팁

• 변경 발생 시 기획자가 문서 업데이트 책임자(Owner)를 명확히 한다
• 회의 후 ‘결정 사항’만이라도 30초 요약 기록
• 릴리즈마다 변경된 스펙을 하이라이트로 표시
• 리뷰 시간에 문서 업데이트 여부를 체크리스트에 포함
  
   

4) 태그 · 레이블 전략

문서가 늘어날수록 검색되지 않는 문서는 없는 것과 다름없습니다. 태그, 키워드, 네이밍 규칙을 정해두면 수백 개의 문서 속에서도 빠르게 찾을 수 있습니다.

태그 설계 예시

• 기능 단위: #결제 #회원가입 #검색 #추천알고리즘
• 상태: #진행중 #완료 #보류 #폐기
• 버전/릴리즈: #v1.0 #v2.3 #Hotfix2025Jan
• 문서명 규칙: [기능/서비스명] 요구사항 v1.2 (2025.01)

운영 원칙

• 신규 문서 작성 시 태그 2개 이상 의무화
• 과거 릴리즈 문서는 완료/Deprecated 섹션으로 이동
• 검색 가능성이 높은 문서가 프로젝트 비용을 줄입니다

Confluence 잘 쓰는 회사 vs 못 쓰는 회사, 

이렇게 다릅니다.

1) 문서 작성 방식

잘 쓰는 회사 — '작성'보다 '표준화'에 집중

• 주요 문서에 템플릿 적용
• 기획/설계/QA 문서 구조가 일정함
• 누가 작성해도 한 번에 이해 가능
• 문서가 많아질수록 정리 속도 오히려 빨라짐

못 쓰는 회사 — 매번 처음부터 다시 작성

• 사람마다 문서 스타일·표현 방식이 다름
• 형식·내용 기준이 없어 문서가 뒤섞임
• "이 문서 최신 맞나요?"가 반복됨

2) 문서와 개발 흐름 연결 여부

잘 쓰는 회사 -  Confluence ↔ Jira가 연결된 업무 흐름

• 기획 → 이슈 생성 → 진행 → QA → 릴리즈까지 한 줄로 연결
• 변경 사항이 생기면 문서도 즉시 업데이트
• 회의 중 "링크 주세요" 한 번이면 끝
• 기능 히스토리를 링크 따라 빠르게 추적 가능

못 쓰는 회사 - 문서와 실행이 따로 움직임

• 기획은 Confluence, 실행은 구두/메신저로 흩어짐
• 사양 변경 시 문서 업데이트가 누락됨
• QA 단계에서 기획을 되짚느라 시간 소모

3) 문서 관리 문화

잘 쓰는 회사 - 문서를 '살린다' 

• 변경 발생 시 문서 Owner 지정
• 릴리즈마다 변경 이력을 정리해 기록
• 오래된 문서는 Deprecated 섹션으로 이동
• 문서가 살아 있어 인수인계가 빠르고 매끄러움

못 쓰는 회사 - 문서를 '쌓아두기만 한다'

• 작성 직후부터 바로 과거 문서가 됨
• 누가 업데이트해야 하는지 기준 없음
• 필요한 정보 찾기 더 어려워짐

4) 검색 · 태깅 · 레이블 관리

잘 쓰는 회사 - 검색 전략이 존재한다

• 기능/버전/상태 기반 태그 규칙 운영 (#결제 #회원가입 #v1.2)
• 문서명 규칙 통일 → 검색 정확도 상승
• 필요한 문서를 5초 안에 찾음

못 쓰는 회사 - 검색이 안 된다

• 문서명 제각각 → 검색 불가
• 태그 없음 → 결국 찾아 헤매다가 재작성
• 중복 문서 증가 · 혼선·리소스 낭비

‘협업을 잇는 Confluence, 

애자일을 더 자연스럽게’

Confluence는 단순한 문서 작성 도구가 아닙니다. 프로젝트 지식을 체계적으로 축적하고, 팀 간 협업 속도를 높여주는 플랫폼입니다. 

빠른 반복과 지속적인 업데이트가 필요한 애자일 환경에서 Confluence는 변화의 흐름을 자연스럽게 연결합니다.

Notion/Google Docs로 시작했지만 확장에 한계를 느끼거나, 문서가 쌓일수록 정리가 어려워지거나, 요구사항 변경이 잦아 히스토리 관리가 필요한 조직이라면 Confluence는 더 나은 협업 방식으로 나아가는 선택이 될 것입니다.

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