플로우차트란 무엇일까? 기획자가 그리는 이유(Feat. 플로우차트 사이트)

기획자가 가장 자주 겪는 어려움 중 하나는, 머릿속에 있는 흐름을 말이나 문서로 정확히 전달하는 일입니다. 기능 자체는 명확한데, 이를 글로 풀어 설명하려고 하면 문장이 길어지고 설명은 점점 복잡해집니다.

말로 설명하면 더 어려워지는 이유는 해석의 기준이 사람마다 다르기 때문입니다.
 “이 경우에는 이렇게 처리합니다”라는 문장은, 듣는 사람의 경험과 관점에 따라 전혀 다른 장면으로 그려집니다. 그 결과, 같은 설명을 두고도 기획자와 개발자가 서로 다른 그림을 떠올리게 됩니다.

특히 기획자는 사용자 흐름과 업무 시나리오를 기준으로 사고하고, 개발자는 조건과 분기, 예외 처리 구조를 기준으로 사고합니다. 

이 사고 방식의 차이가 쌓일수록, 설명은 반복되고 커뮤니케이션 비용은 계속 늘어납니다. 이러한 문제를 해결하기 위해 ‘플로우차트(Flow Chart)’를 사용하기 시작했습니다.

플로우차트(Flow Chart)란 

플로우차트는 어떤 일이 어떤 순서와 조건으로 진행되는지를 도식으로 표현한 다이어그램입니다. 업무나 시스템이 작동하는 흐름을 시작부터 종료까지 한눈에 볼 수 있도록 정리한 시각적 설계 도구라고 볼 수 있습니다.

플로우차트의 핵심은 “이 일이 어떤 흐름으로 진행되는가”를 명확히 보여주는 데 있습니다.

사용자가 버튼을 클릭했을 때 어떤 조건을 거쳐 다음 화면으로 이동하는지, 특정 값이 있을 때와 없을 때 처리가 어떻게 달라지는지, 예외 상황이 발생했을 때 시스템이 어디로 돌아가는지를 말이 아닌 흐름 자체로 설명할 수 있게 만들어 줍니다.

이 때문에 플로우차트는 기획, 개발, 운영 단계에서 공통 언어처럼 사용됩니다. 누가 보더라도 같은 흐름을 이해할 수 있기 때문에, 역할이 다른 사람들 사이의 해석 차이를 크게 줄여줍니다.

플로우차트의 기본 구성 요소 4가지

플로우차트는 복잡할 것 같지만 기본 구성은 매우 단순합니다. 4가지만 기억하시면 됩니다.

• 시작과 종료 - 흐름의 출발점과 도착점

시작과 종료는 흐름이 어디서 시작되고 어디서 끝나는지를 나타냅니다. 모든 플로우차트에는 반드시 시작 지점이 존재해야 하고, 흐름이 더 이상 진행되지 않는 종료 지점도 명확해야 합니다. 

시작과 종료가 명확하지 않은 플로우차트는, 보는 사람 입장에서 언제부터 어디까지를 이해해야 하는지 판단하기 어렵습니다.

• 처리(Process) — 실제로 수행되는 행동

처리는 사용자의 행동이나 시스템이 수행하는 작업을 의미합니다. 예를 들어 ‘로그인 요청’, ‘주문 생성’, ‘데이터 저장’처럼 실제로 무언가가 실행되는 단계가 여기에 해당합니다. 

기획 단계에서는 세부 구현 방식보다는, 어떤 처리가 발생하는지 수준으로만 표현해도 충분합니다.

• 조건(Decision) — 흐름이 갈라지는 지점

조건은 플로우차트에서 가장 중요한 요소 중 하나로 특정 조건에 따라 흐름이 둘 이상으로 나뉘는 지점을 의미합니다. 

‘예 / 아니오’, ‘있음 / 없음’, ‘성공 / 실패’처럼 판단 기준이 명확해야 합니다. 조건이 명확할수록 이후 구현과 테스트 과정에서 혼선이 줄어듭니다.

• 흐름선(Flow) — 순서를 연결하는 선

흐름선은 각 요소를 연결해 전체 순서를 보여줍니다. 단순히 연결하는 선처럼 보이지만, 실제로는 ‘어떤 다음 단계로 이동하는가’를 명확히 전달하는 역할을 합니다. 흐름선이 꼬이거나 방향이 불명확하면, 플로우차트 전체가 읽기 어려워집니다.

플로우차트는 언제 사용해야 할까

플로우차트는 모든 문서에 반드시 필요한 도구는 아닙니다. 단순한 기능 소개나 화면 나열 수준이라면 텍스트만으로도 충분히 설명할 수 있습니다. 

하지만 설명이 길어지기 시작하고, “이 경우에는 어떻게 되나요?”라는 질문이 반복되는 순간부터 플로우차트의 필요성이 분명해집니다. 특히 판단과 분기가 개입되는 구조라면, 말이나 문서만으로는 한계가 드러납니다.

사용자 행동 흐름을 정리해야 할 때

회원가입, 로그인, 비밀번호 재설정처럼 사용자의 상태나 입력에 따라 다음 화면이 달라지는 흐름은 텍스트로만 설명하기 어렵습니다. 이럴 때 플로우차트는 사용자의 이동 경로를 한눈에 보여주며, 화면 간 연결 관계를 명확히 보여줍니다다.

• 로그인 여부에 따른 진입 경로 분리
• 인증 성공·실패 시 이동 흐름
• 입력 값 유무에 따른 다음 단계 처리

사용자 선택에 따라 결과가 달라지는 구조는 플로우차트로 표현했을 때 더 쉽게 이해합니다.

업무 프로세스를 구조적으로 설명해야 할 때

내부 업무 흐름은 사용자 화면보다 훨씬 복잡한 경우가 많습니다. 누가 언제 어떤 작업을 처리하고, 승인 이후에는 어떤 단계로 넘어가는지 말로 설명하다 보면 같은 내용을 반복하게 됩니다. 플로우차트는 이 반복을 줄여줍니다.

• 요청 접수 → 검토 → 승인/반려 흐름
• 담당자 변경 및 재처리 구조
• 처리 완료 후 후속 작업 연결

업무 인수인계나 협업 상황에서도 플로우차트 하나로 전체 흐름을 공유할 수 있어 설명 부담이 줄어듭니다.

조건 분기와 예외 처리가 늘어나기 시작할 때

기획 초기에 단순해 보이던 기능도, 실제로는 다양한 예외 상황을 포함하게 됩니다. 특정 값이 없을 때, 이미 처리된 상태일 때, 권한이 부족할 때처럼 조건이 늘어날수록 설명은 복잡해지고 누락 위험도 커집니다. 

이럴 때 플로우차트는 조건을 흐름 위에 올려놓고 검토할 수 있게 해줍니다.

• 정상 처리 흐름과 예외 흐름 분리
• 중복 처리 방지 조건
• 오류 발생 시 되돌아가는 경로

조건이 많아질수록 플로우차트는 단순한 설명 도구를 넘어, 설계 검증 도구로 작동합니다.

관리자 · 운영 로직을 명확히 전달해야 할 때

관리자 페이지나 운영 로직은 상태 변화와 권한 처리가 얽혀 있는 경우가 많아, 문서만으로는 이해하기 어렵습니다. 

플로우차트를 활용하면 운영 담당자와 개발자가 같은 기준으로 로직을 이해할 수 있습니다.

• 상태값 변경에 따른 처리 흐름
• 승인 · 보류 · 반려 조건 분기
• 운영 중 발생 가능한 예외 상황 정리

운영 단계에서 발생하는 이슈 역시, 플로우차트 기준으로 원인을 추적할 수 있어 대응 속도가 빨라집니다.

기획자가 가장 많이 그리는 플로우차트 유형

실무에서 기획자가 그리는 플로우차트는 대부분의 프로젝트에서 반복적으로 등장하는 흐름들이 있고, 이 유형들은 서비스의 성격이 달라져도 형태가 크게 변하지 않습니다.

기획자는 핵심 흐름들을 플로우차트로 정리함으로써, 개발자와의 커뮤니케이션 비용을 줄이고 구현 범위를 명확히 합니다.

회원가입 · 로그인 흐름

가장 많이 그려지는 플로우차트 유형은 단연 회원가입과 로그인 흐름입니다. 겉보기에는 단순해 보이지만, 실제로는 조건과 예외가 가장 많이 발생하는 영역이기도 합니다. 

인증 여부, 중복 계정, 약관 동의, 추가 정보 입력 여부 등 다양한 분기가 존재하기 때문에 플로우차트로 정리했을 때 효과가 큽니다.

• 신규 사용자와 기존 사용자 분기
• 이메일 · 소셜 로그인 등 인증 방식 차이
• 인증 실패, 중복 계정, 탈퇴 계정 처리 흐름

이 흐름을 명확히 정리해 두면, 이후 마이페이지나 권한 설계로 확장할 때도 기준이 흔들리지 않습니다.

주문 · 결제 · 취소 프로세스

이커머스나 예약 서비스에서는 주문과 결제 흐름이 핵심입니다. 사용자가 결제를 완료했다고 생각하는 시점과, 실제 시스템에서 결제가 확정되는 시점이 다를 수 있기 때문에 흐름 정리가 필요합니다. 

• 결제 성공 · 실패에 따른 상태 변화
• 부분 취소, 전액 취소 분기
• 결제 수단별 처리 방식 차이

플로우차트로 정리해 두면, 결제 오류나 운영 이슈가 발생했을 때 흐름 기준으로 원인을 추적하기 쉬워집니다.

관리자 승인 · 처리 흐름

관리자 페이지에서의 승인 흐름은 사용자 화면보다 훨씬 복잡한 경우가 많습니다. 승인, 보류, 반려처럼 상태가 나뉘고, 그에 따라 다음 단계가 달라지기 때문입니다. 

• 승인 여부에 따른 다음 단계 분기
• 반려 시 재요청 흐름
• 권한별 처리 가능 범위

플로우차트로 승인 흐름을 정리하면, 운영 담당자와 개발자가 같은 기준으로 로직을 이해할 수 있습니다.

오류 · 예외 처리 흐름

기획 단계에서 가장 놓치기 쉬운 영역이 바로 오류와 예외 처리입니다. 정상 흐름만 기준으로 문서를 작성하면, 실제 운영 단계에서 예기치 못한 상황이 반복적으로 발생합니다.

기획자가 예외 흐름까지 플로우차트로 정리해 두면, 서비스 안정성은 눈에 띄게 높아집니다.

• 입력값 오류 시 처리 방식
• 시스템 오류 발생 시 사용자 안내 흐름
• 재시도 및 이전 단계 복귀 경로

이러한 예외 흐름은 구현 이후가 아니라, 설계 단계에서 먼저 합의되어야 하는 영역입니다.

플로우차트를 그리는 대표 사이트 3가지

플로우차트는 손으로 그려도 충분히 의미가 있지만, 시중에 플로우차트를 그리기 편한 도구가 여럿 나와있어 도구를 활용해 그린 내용을 공유합니다.

중요한 것은 현재 작업 단계와 협업 방식에 맞는 도구를 선택하는 것인데요. 실무에서 가장 많이 사용되는 대표적인 플로우차트 도구 세 가지를 정리해 보겠습니다.

diagrams.net (draw.io), 

빠르게 구조를 정리해야 할 때

* 이미지 출처: Diagrams.net (draw.io) 홈페이지

diagrams.net은 가장 널리 사용되는 플로우차트 도구 중 하나입니다. 별도의 설치 없이 브라우저에서 바로 사용할 수 있고, 인터페이스가 단순해 기획 초기 단계에서 흐름을 빠르게 정리하기에 적합합니다. 

플로우차트뿐 아니라 ERD, 시퀀스 다이어그램 등 다양한 다이어그램을 함께 그릴 수 있어 활용 범위도 넓습니다.

• 초기 기획 단계에서 빠르게 흐름을 스케치해야 할 때
• 복잡한 설명 없이 구조만 정리해 공유하고 싶을 때
• 무료 도구로 가볍게 시작하고 싶을 때

복잡한 기능보다는 속도와 접근성이 필요한 상황에서 가장 많이 선택합니다.

Miro, 여러 사람이 함께 흐름을 만들어야 할 때

* 이미지 출처: Miro 홈페이지

Miro는 협업 중심의 화이트보드 툴입니다. 플로우차트를 혼자 그리는 것이 아니라, 회의 중에 함께 수정하고 의견을 나누는 상황에 의견을 즉각적으로 반영하며 수정하기 좋습니다.

기획자, 개발자, 디자이너가 동시에 같은 화면을 보며 흐름을 다듬을 수 있어, 논의 과정 자체를 시각화할 수 있습니다.

• 워크숍이나 회의 중 실시간으로 흐름을 정리해야 할 때
• 여러 직무가 함께 구조를 합의해야 할 때
• 플로우차트를 토대로 아이디어를 확장해야 할 때

정제된 결과물을 공유할 때보다 논의와 합의 과정이 중요한 단계에 잘 어울립니다.

Lucidchart, 

문서화 · 보고용으로 정리해야 할 때

* 이미지 출처: Lucidchart 홈페이지

Lucidchart는 완성도 높은 다이어그램을 만들기에 적합한 도구입니다. 정리된 플로우차트를 문서나 보고 자료로 활용해야 할 때 강점이 있습니다. 구조가 깔끔하고, 다이어그램 간 일관성을 유지하기 쉬워 외부 공유나 공식 문서에 자주 사용됩니다.

• 기획 산출물로 플로우차트를 제출해야 할 때
• 외주 · SI 프로젝트에서 명확한 기준 문서가 필요할 때
• 흐름을 표준화해 관리하고 싶을 때

플로우차트를 설계 문서의 일부로 관리해야 하는 경우에 적합합니다.

이런 상황이라면 

플로우차트만으로는 부족합니다.

흐름을 그렸는데도 이해하지 못할 때

플로우차트를 정리했음에도 불구하고, 설명해야 할 내용이 크게 줄지 않는 경우가 있습니다. 흐름은 그려져 있는데, 여전히 미팅마다 배경 설명이 필요하고, 같은 질문이 반복됩니다.

이때 문제는 플로우차트의 완성도가 아니라, 흐름이 해결해야 할 문제가 단순한 ‘설명’의 영역을 넘어섰다는 데 있습니다. 구조적인 판단이 필요한 단계에 접어들면, 그림만으로는 충분하지 않아집니다.

흐름이 아니라 상태를 설명해야 할 때

처음에는 사용자 행동을 기준으로 흐름을 정리하지만, 어느 순간부터 상태값과 내부 처리 조건을 설명하고 있다면 플로우차트 하나만으로 모든 맥락을 설명하기가 점점 어려워집니다.

이 단계에서는 어디로 이동하는가보다 ‘지금 어떤 상태인가’가 더 중요합니다. 이런 경우 플로우차트의 효과는 유효하지만, 단독으로 모든 맥락을 담기에는 한계가 생깁니다.

수정할수록 복잡해지는 구조가 반복될 때

플로우차트를 그리다보면 기능을 하나 추가할 때마다 기존 플로우차트를 다시 고쳐야 하고, 그 수정이 또 다른 분기를 만들어내는 상황이 자주 발생합니다. 

이때 플로우차트는 점점 커지고 복잡해지지만, 흐름은 오히려 더 이해하기 어려워집니다. 이는 설계의 문제가 아니라, 초기 흐름이 감당해야 할 역할이 커졌다는 신호에 가깝습니다.

지금의 흐름이 앞으로도 유지될지 확신이 없을 때

현재는 문제없이 동작하는 흐름이지만, 기능이 하나만 더 추가되어도 구조가 무너질 것 같은 느낌이 들 때가 있습니다. 

이 경우 플로우차트는 현재 상태를 설명하는 데는 충분하지만, 앞으로의 변화까지 담아내기에는 부족합니다. 이 지점부터는 ‘지금 맞는 흐름’보다 ‘계속 써도 되는 흐름’에 대한 고민이 필요해집니다.

플로우차트는 서로 다른 해석을 

하나의 흐름으로 만들어주는 도구입니다.

플로우차트는 단순히 흐름을 그려 보여주는 도구가 아닙니다. 말로 설명할 때마다 달라지던 해석을, 흐름이라는 공통 언어로 정리해 줍니다. 

잘 정리된 플로우차트 하나는 기획 단계에서의 오해를 줄이고, 구현 과정에서 반복되는 질문을 줄이며, 운영 단계에서 발생할 수 있는 혼란을 미리 드러냅니다. 

여럿이 함께 진행하는 IT 프로젝트에서 플로우차트는 모두가 같은 이해를 바탕으로 프로젝트를 함께 성공적으로 진행할 수 있게 안내하는 지표입니다.

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다양한 직무들이 모여 진행하는 프로젝트, 

성공의 기준은 ‘협업’입니다

개발자, 기획자, 디자이너, 퍼블리셔, 시스템 엔지니어, DevOps 엔지니어 등 다양한 프로젝트를 성공적으로 진행하기 위해 가장 중요한 기준은 ‘협업’입니다. 

플로우차트가 모두의 이해를 한 방향으로 돕기 위한 협업 도구라면, IT 프로젝트를 성공으로 이끌기 위해 필요한 인재는 ‘협업’을 잘하는 전문가입니다.

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